Possiamo definire due tipologie di prenotazione individuale:
La prenotazione diretta: in questo caso, il prenotante ha coscienza della propria destinazione e del target della struttura desiderata. Sceglie la modalità di prenotazione che gli è più comoda.
La prenotazione indiretta: il cliente preferisce rivolgersi a intermediari (agenzie di viaggi, tour operator, portali web ecc.) che, valutando le esigenze, consigliano la soluzione, ed effettuano, per suo conto, la prenotazione.
La prenotazione individuale può seguire degli step prima della definitiva conferma. Possiamo pertanto parlare di ‘FASI’ della prenotazione:
- Prima fase (Offerta):
il prenotante richiede la disponibilità per un alloggio. L’operatore formula per il cliente la sua migliore proposta. Non viene stabilito ancora alcun obbligo: il prenotante non ha confermato ancora nulla e l’operatore non provvede ancora ad assegnare alcuna risorsa.
- Seconda fase (Opzione):
quando il cliente manifesta interesse per l’offerta ricevuta entriamo nel concetto vero e proprio di vincolo contrattuale. L’Albergatore vincola gli spazi quotati nell’offerta e comunica al cliente le Sue condizioni di prenotazione / pagamento, a cui il cliente e tenuto ad attenersi entro una certa data, pena il rilascio degli spazi opzionati.
- Terza fase (definita Opzione con richiesta di deposito):
il cliente si attiene alle disposizioni e la prenotazione prevede policy di conferma con pagamenti anticipati frazionati (es. 1° deposito, 2° deposito..). La prenotazione ha già in carico un prepagamento, ma non è ancora completa in termini di condizioni di conferma. Anche in questa fase l’albergatore è vincolato ad opzionare la camera sino ad una certa data. - Quarta fase (Garantita):
laddove il cliente rispetti tutte le condizioni imposte dall’albergatore si passa alla effettiva stipula del contratto. L’hotel comunica al cliente la conferma e prende nota di tutte le informazioni utili ad organizzare al meglio il suo soggiorno in hotel.
La sezione di Scrigno dedicata alle prenotazioni individuali è disponibile dal menu
Entrando nella pratica la toolbar superiore darà modo di gestire collegamenti diretti ad altri programmi utili per la gestione della pratica.
Immaginiamo virtualmente di dividere la maschera di Scrigno in quattro settori, parte sinistra (divisa a metà) e parte destra (divisa a metà).
La parte sinistra sarà quella di inserimento e di gestione dei campi e dei tasti contenenti le specifiche di dettaglio. I dati principali occuperanno la parte superiore e i dati aggiuntivi la parte inferiore.
La parte destra è quella di esposizione del dettaglio dei campi che vengono gestiti di volta in volta. A sua volta la parte superiore in questo contesto gestisce principalmente due aspetti:
- Visualizzare in modo rapido alcune segnalazioni / fiere / eventi che interessano tutta la struttura in un certo periodo: se la data di arrivo della pratica cade all’interno di questo periodo viene visualizzata subito la maschera di Take a Look.
- Fornire immediati dettagli del cliente già esistente (e non al contatto del semplice prenotante in cui questi siano differenti) associata alla pratica: condizioni di past (prenotazioni storicizzate) o future (prenotazioni a venire), nonché dati di PREFERENZE (allergie, cuscini, …) e le note scritte nell’anagrafica stessa.
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