INTRODUZIONE
Nelle società con diverse strutture dislocate in territori diversi, vi può essere la necessità di centralizzare gli ordini delle singole strutture.
La gestione delle richieste prevede 2 modalità:
- senza vincoli : l’operatore di periferia può inserire ordini e confermando le sue richieste che non necessitano di conferma (autorizzazione) dall’economo centrale.
- con vincoli : l’operatore di periferia è soggetto a dei vincoli che possono essere come vedremo sul singolo fornitore o relativi alla struttura intestataria dell’ordine; solo gli utenti centrali (master o economo) possono dar il via agli ordini.
In entrambe le gestioni e’ necessario definire gli utenti con ruoli diversi.
- ruolo OPERATORE : può inserire la richiesta e se la gestione dei vincoli e’ attivata, per i fornitori “liberi”, creare l’ordine. Non può creare ordini direttamente da gestione ordini se non legati a richieste confermate;
- ruolo ECONOMO : ruolo assegnato normalmente all’economo centrale che ha l’accesso alla convalida delle singole richieste delle periferie;
- ruolo MASTER : solo chi ha questo ruolo può sbloccare le richieste che superano i limiti di struttura.
VINCOLI PER CATEGORIA
Se viene attivata la gestione dei Vincoli, nel menù Utilities è accessibile la voce “Vincoli Struttura” per indicare il budget o tetto max di spesa per ogni singola categoria. Al superamento di questo limite ogni richiesta d’ordine deve essere autorizzata dall’utente con ruolo superiore.
Si può definire inoltre un tetto speciale di singola richiesta per struttura che necessita l’autorizzazione della sede in modo da limitare grossi acquisti magari di materiale di manutenzione.
VINCOLI PER FORNITORE/STRUTTURA
Nella maschera dell’anagrafica fornitore esiste il pulsante “Strutt.re Escluse” che permette di inserire :
- tetto mensile : limite massimo di richieste confermate per singolo mese, superato il quale è necessaria l’autorizzazione dell’utente ECONOMO;
- tetto max richiesta : limite di rifornimento per singola richiesta per questo fornitore. Anche in questo caso, se si oltrepassa si deve avere l’autorizzazione dell’utente ECONOMO.
Sia che il fornitore sia vincolato (senza flag) o non vincolato (con flag) i limiti di struttura non possono essere superati e l’eventuale superamento deve essere autorizzato solamente dall’utente con ruolo MASTER.
RICHIESTE D’ORDINE
Indicare la tipologia di articoli da ordina in modo che sia più facile per l’economo centrale individuare le richieste d’ordine.
Elencare gli articoli che si desidera ordinare. Se si conosce il fornitore indicarlo altrimenti utilizzare il tasto F9 per visualizzare le anagrafiche attive per la struttura evidenziando prima di tutti i listini per l’articolo (colonna “PRV” valore “L”), poi eventuali acquisti non legati a listino (colonna “PRV” valore “A”) e poi tutte le anagrafiche (Vedi video).
Se l’anagrafica dell’articolo di cui si ha bisogno non esiste è possibile indicare la descrizione nel campo “descrizione libera” e dare la quantità. Sarà poi compito dell’economo centrale prendere in esame la richiesta e creare le anagrafiche articoli.
Premere F10 per salvare. Premendo il pulsane “Conferma diretta” la richiesta , se rientra nei vincoli, viene trasformata in Ordine (da inserire video) dopo aver indicato la data di consegna prevista e i riferimenti. Se non rientra nei vincoli, con un messaggio a video, la conferma è inibita (da inserire video).
PULSANTI
Esistono dei pulsanti per la gestione delle richieste nelle periferie :
- Tutte : visualizza sulla destra tutte le richieste inserite dalla struttura;
- Confermate : visualizza sulla destra tutte le richieste inserite e confermate dela struttura ma per le quali non è ancora stato emesso l’ordine al fornitore;
- Evase : visualizza sulla destra tutte le richieste inserite, confermate per le quali sono stati emessi gli ordini al fornitore;
- Aperte : visualizza sulla destra tutte le richieste non ancora confermate. Per poterla modificare posizionarsi sulla richiesta desiderata e premere pulsante “Modifica”;
- Art. Forn. : sulla destra della finestra vengono visualizzati tutti gli articoli acquistati nell’ultimo anno dalla struttura per il fornitore indicato in alto. E’ possibile selezionare gli articoli e creare al richiesta col pulsante “Crea Richiesta”;
- List. Forn. : sulla destra della finestra vengono visualizzati tutti gli articoli del listino attivo legato al fornitore che va indicato in alto. Selezionare i prodotti desiderati e premere sul pulsante “Crea Richiesta”.
ORDINE DA RICHIESTA
Le richieste d’ordine delle strutture che sono state convalidate dall’economo centrale o dall’utente Master, possono essere inoltrate al fornitore utilizzando la procedura Ordini.
Dalla gestione degli ordini, dato il fornitore è possibile vedere tutte le richieste autorizzate premendo sul pulsante “Richieste”, selezionare i prodotti ed emettere quindi l’ordine effettivo. Vediamo un esempio premendo qui. (inserisco video)
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