Fatture

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INTRODUZIONE
Questa procedura ha lo scopo di CONVALIDARE i documenti di carico. In fase di inserimento si controllano il totale merce con la bolla o fattura. Solo col cartaceo della fattura nella quale sono indicate sia le spese che l’Iva, si ha l’effettiva quadratura col totale fiscale.

Mentre le Fatture Accompagnatorie e Note di credito devono essere confermate prima della chiusura del mese, le Fatture differite (che si riferiscono a bolle) possono essere convalidate successivamente e non sono bloccanti.

E’ stato scelto di non fare la conferma in fase di inserimento del carico per separare i due momenti:

• nella prima fase lo scopo primario è quello di aggiornare le quantità in magazzino e cercare di velocizzare l’inserimento col minimo indispensabile.
• nella seconda fase che può essere fatta con calma e tempistiche diverse e magari anche da operatori più “sensibili”(contabili o amministrativi), si controllano anche i dati fiscali del documento.
  

I vantaggi nell’eseguire la Convalida dei documenti di carico sono:

• sicurezza che i dati inseriti siano corretti almeno per quanto riguarda i valori. Questo non toglie che ci possono essere errori su articoli o interpretazione di UM di gestione;
• la stampa dei documenti registrati riepiloga imponibili e imposta per aliquote e per categorie che può facilitare la registrazione contabile da parte dell’amministrazione;
• la stampa dei documenti da registrare oltre a permettere il sollecito della fattura ai fornitori, fornisce un ottimo supporto a fine anno per la determinazione delle registrazioni contabili di assestamento, fornitori c/fatture da ricevere.
  

Si consiglia di effettuare le conferme delle fatture accompagnatorie e note di credito quando si ha ancora il cartaceo in mano in modo da evitare di salvare con sufficienza o di dover riprendere i raccoglitori. Può essere buona abitudine quella di inserire i carichi e a fine giornata o comunque prima di metterli nei raccoglitori, procedere alla conferma senza aspettare il fine mese.

COME CONFERMARE I CARICHI
Digitare il fornitore, indicare data di registrazione, data e numero del documento, selezionare il tipo documento che si sta per convalidare, il tipo pagamento e totale fattura indicato sul cartaceo.
Nella parte destra vengono visualizzati i carichi non ancora confermati. Se si tratta di Fattura accompagnatoria o Nota di credito selezionare il singolo documento col baffetto, altrimenti selezionare tutte le bolle da chiudere.

Inserire video

Cliccare sul pulsante “Crea Fattura” in modo che tutte le righe vengano riportate nella parte bassa e sulla destra vengano prodotti i totali per aliquota iva, categoria. Inserire eventuali spese e arrotondamenti e premere sull’Icona del salvataggio per confermare il documento.
Se il totale calcolato differisce dal totale indicato, la conferma non viene effettuata e bisogna fare le eventuali correzioni.

Se si nota che i prezzi indicati in bolla sono sbagliati bisogna modificare gli stessi prima di selezionare le bolle da chiudere. Se le bolle si riferiscono a mesi non chiusi, le modifiche sono immediate, se invece si riferiscono a mesi chiusi il programma in automatico crea un nuovo documento con gli stessi riferimenti del documento originale ma nel quale storna i dati vecchi e inserisce quelli nuovi. Per vedere come procedere premere qui.

Inserire video

Al termine della conferma, cliccando sull’icona della stampante in alto viene prodotta una stampa riepilogativa della registrazione che può essere allegata al documento cartaceo per l’amministrazione.