Anagrafiche ditte e agenzie

L’archivio anagrafiche di clienti di tipo business e/o repeaters convenzionati di Scrigno è richiamabile in più modi:

1. Dal menù principale, seguendo il percorso:
   

*Archivi > Agenzie Ditte > Agenzie Ditte

2. Dalla Barra Superiore, disponibile all’operatore in diverse finestre operative PMS:
   es. dalla maschera di prenotazione

es. dalla maschera di check out

3. Dal menù di Front Office, seguendo il percorso:

*Archivi > Agenzie Ditte

4. Dalla Prenotazione, eseguendo doppio click sul campo:

Anagrafiche Ditte Agenzie: maschera di gestione

1. SALVARE una anagrafica: il salvataggio di una nuova anagrafica può essere fatto o utilizzando il bottone qui indicato o digitando il tasto funzione F10.
2. RICERCARE una anagrafica
3. INSERIRE una nuova anagrafica
4. CANCELLARE una anagrafica
5. Lista Record Trovati: l’icona si abilita ogni qualvolta la ricerca eseguita ha prodotto più risultati. Se ad esempio eseguiamo una ricerca sulla ragione sociale= ‘UVET%’ probabilmente troveremo più record con ragione sociale che inizia per UVET. Digitando sull’icona ‘Lista Record Trovati’ potremo visualizzare l’elenco dei record trovati che soddisfano i criteri di ricerca.
6. Ricerca Avanzata: tramite questo tasto è possibile effettuare alcune ricerche a video in maniera più specifica. Si potrebbe ricavare per esempio un elenco di anagrafiche che hanno in comune aspetti più particolari, come per esempio il referente commerciale interno o la maggior produzione in uno specifico anno solare.
   
7. Ricerca Avanzata Contatti: questa funzione permette di eseguire ricerche più approfondite attingendo all’archivio delle anagrafiche contatti registrate sulle agenzie – ditte
   
8. Anagrafiche: nella pagina Anagrafiche viene spiegato come inserire i dati principali; si distinguono campi obbligatori (a fondo blu), campi non obbligatori (a fondo bianco) e campi non modificabili.
9. Profilo: la scheda Profilo si scompone in tre ulteriori schede, ognuna delle quali destinata a raccogliere informazioni ‘supplementari’ che risultano comunque di primaria importanza per un ottima organizzazione dell’ archivio dati, ovvero per attivare mirate azioni commerciali da intraprendersi a mezzo strumenti di E-marketing.
10. Accordi: la compilazione di questa sezione della scheda anagrafica business consente l’attivazione di alcuni automatismi di Sistema, sia in fase di mailing (Recapiti di Riferimento), sia in fase di prenotazione (contratti preferenziali utilizzabili e/o conteggio delle camere in allotment disponibili e vendute) nonché in fase di controllo sospesi e commissioni (calcolo commissioni spettanti per prenotazioni realizzate).
11. Note: sezione con campo note libero, a discrezione dell’operatore.
12. Contatti: all’interno della cartella Contatti è possibile indicare i nominativi dei referenti in azienda per prenotazioni, per questioni commerciali o amministrative, e i loro recapiti personali diretti.
13. Dati Hotels: in questa scheda possiamo agganciare al profilo business una serie di automatismi utili all’operatività, con la possibilità di poterli differenziare a seconda del codice struttura hotel.
14. Vendite: questa scheda, suddivisa in 3 ulteriori sottosezioni, permette alla forza vendite di poter annotare, su ciascuna anagrafica, le proprie attività Sales (già svolte o in programmazione), nonchè controllare i dati di produzione consolidati
15. Documenti: in questa sezione sono presenti due sotto schede; la prima è utile per includere nel database i documenti relativi all’azienda, per poter essere condivisi e consultati da tutti gli operatori (es. Copia del Pdf relativo alla convenzione in essere); la seconda invece per la consultazione di tutti i conti fiscali emessi per la società selezionata.
16. “I.Documenti”: propone i dati esposti nella sezione precedente, in riferimento però ai documenti generati tramite Infinity Scrigno.
17. “Offertazione”: in questa sezione, suddivisa a sua volta in Storico e Note, troverete i documenti generati per Offertazione
18. Storia Anagrafica: è una cartella di sola visualizzazione. Al suo interno vengono registrate tutte le operazioni effettuate dagli operatori sul record stesso.
19. “Garanzie”
    

E’ in questo programma che possono essere gestiti anche casi particolari come per esempio la gestione di un cliente individuale con particolari convenzioni tariffarie (repeater) oppure una ditta per la quale si vuole gestire l’automatismo per le commissioni.

Per altri consigli sull’utilizzo dell’anagrafica ditta agenzia è possibile consultare anche la sezione FAQ dedicata.