Chiusure in Scrigno

Le chiusure in Scrigno sono il momento in cui formalmente termina una giornata, vengono archiviate statisticamente le attività svolte e il programma si predispone per operare per il giorno successivo.

Per permettere un corretto sviluppo delle pratiche di cui è stato fatto il check-in (con stato CK, check-in), in casa o in partenza, non è strettamente necessario che la chiusura avvenga ad un orario preciso: in extremis potrebbe essere eseguita anche la mattina successiva dagli operatori di ricevimento. Entro un certo orario, impostato in fase di startup e modificabile in base alle esigenze, Scrigno provvede automaticamente ad eseguire il “cambio data”, attività che predispone le pratiche in partenza per essere gestite correttamente.

Concettualmente è consigliato svolgere alcuni passaggi in sequenza per ridurre quei casi che potrebbero risultare bloccanti:

1. Controllare che tutte le pratiche in arrivo siano state gestite

E’ possibile utilizzare la lista pratiche interattive, in Reservation. Questa maschera, che si predispone con gli Arrivi del giorno, aiuta a colpo d’occhio a controllare se le pratiche in arrivo sono state gestite.

2. Controllare che tutti i conti in partenza siano stati gestiti (compresi eventuali gruppi)

Anche qui ci viene in aiuto una suite di Scrigno che gestisce conti in casa e in partenza: utilizzare Main courante – Check-out, che si predispone per visualizzare gli eventuali conti in partenza prevista in data odierna

3. Controllare che tutte le schedine siano state numerate

Il programma è presente in Gestione – Schedine PS, utile per visualizzare in prima battuta le schedine Non ancora stampante e facilita le attività di compilazione e numerazione mancanti

4. Gestire eventuali Late check-in e No Show

Dal programma Chiusure – No Show, rispetto alla data odierna vengono mostrate le pratiche non arrivate nei giorni precedenti. In presenza di pratiche non arrivate la chiusura si blocca: se sono del giorno prima permette comunque di proseguire mentre in presenza di pratiche non arrivate da più di un giorno la chiusura NON prosegue, obbligando l’operatore a doverle gestire. Questo programma non agisce in alcun modo sugli addebiti: qui verranno modificati solo gli status delle prenotazioni. Se è necessario gestire un prepagamento sganciarlo prima di modificare lo status in No Show.

5. Rilanciare l’Addebito automatico

E’ il programma che genera l’arrangiamento più eventuale tassa di soggiorno e servizi automatici previsti per quelle pratiche di cui è stato fatto il check-in dopo l’ultimo lancio eseguito. Può essere utilizzato anche solo per un gruppo, o per una camera o solo per una risorsa meeting. Da qui è possibile anche generare la richiesta addebiti eseguiti da interfacce come MySalus.
Si raggiunge dal menù Chiusure – Addebito Automatico.
Si consiglia di lanciarlo più volte durante il corso della giornata: questa pratica, in caso di mancata chiusura anche dopo il cambio automatico data permette di popolare correttamente le pratiche in partenza

6. Lanciare la Chiusura

Dal menù Chiusure, il programma Chiusura esegue in sequenza diverse attività di controllo pratiche, controlla le chiusure di EasyMeal (che dovrebbero essere eseguite prima della chiusura di Scrigno), esegue eventuali addebiti automatici non ancora eseguiti per la giornata, aggiorna le statistiche e predispone i conti per la giornata successiva. In presenza di stampanti RT lancerà la richiesta di azzeramento fiscale.

Una nota aggiuntiva va affrontata per la chiusura di fine anno o per eventuali periodi di chiusura prolungati.