L’archivio relativo alle anagrafiche individuali, clienti o contatti, è richiamabile in più modi:
Dal menu principale, seguendo il percorso:
Dalla Barra Superiore, disponibile all’operatore in diverse schermate operative PMS, cliccando sull’apposita voce riportata
es. dalla maschera di prenotazione
es. dalla maschera di Check-out
Dal menu di Front Office, seguendo il percorso:
Dalla Prenotazione, eseguendo doppio click sul campo:
Ricordiamo che in caso di azienda multi-property, lo stesso archivio clienti e contatti è condiviso e valido per tutte le strutture. Questo aspetto è stato voluto al fine di agevolare le operazioni di profilazione del parco clienti, in modo da poter sfruttare il patrimonio del proprio Customer Database per pianificare e realizzare campagne e attività mirate su segmenti target di clienti individuali, oltre che condividere con tutto il proprio organico le agende e le trattative in corso.
Quanto meglio saranno profilate le anagrafiche dei clienti, più sarà semplice per il Sales & Marketing monitorare i propri clienti, analizzare le caratteristiche sociologiche o le motivazioni d’acquisto, e quindi promuovere offerte ‘ad hoc’ che possano soddisfare le esigenze manifestate. Essendo le informazioni numerose e di varia natura, nasce l’esigenza di strutturare ciascuna scheda in più sezioni.
- Anagrafica: è la sezione principale di ciascun profilo cliente. La natura delle informazioni cliente qui riportate rende le stesse di immediata consultazione, sia in fase di caricamento prenotazione che in fase di intestazione conto (allarmi, indirizzo di residenza, codice fiscale, note generali).
- Passaporto: in questa sede è possibile consultare le informazioni relative ai dati anagrafici e identificativi del cliente, qui riportati in automatico dopo la compilazione della Schedina di Pubblica Sicurezza, nonché per esempio lo stato civile dichiarato dall’Ospite.
- Note: sezione con campo note libero, a discrezione dell’operatore.
- Profilo: si scompone in cinque schede, ognuna delle quali dedicata alla raccolta di informazioni utili riferite a preferenze e particolari richieste segnalate dall’Ospite nel corso dei suoi soggiorni presso le varie strutture del Gruppo.
- Vendite: tale area permette alla forza vendita di poter annotare le attività Sales (già svolte o in programmazione), con i relativi esiti. Le azioni qui inserite (quali appuntamenti, follow up, visite, telefonate) possono essere condivise con l’intera divisione Sales & Marketing, e organizzate sotto un unica agenda di lavoro. (Vedi modulo SFA – Sales Force Automation).
- Soggiorni: la scheda si alimenta in automatico una volta effettuata la registrazioni di arrivo e partenza effettuate dal cliente in struttura. Il sistema registra in questa sede i dati essenziali della prenotazione (data check-in, data check-out, camera occupata, prezzo per notte, contratto applicato, ditta prenotante, note, accompagnatori, ricavi di produzione generati).
- Dati Hotels: in questa area è possibile agganciare ad un’anagrafica cliente, per singola struttura, alcune scontistiche automatiche su eventuali categorie di servizi o gruppi merceologici.
- Documenti: sezione contenente a sua volta due ulteriori schede; la prima risulta essere utile per includere nell’archivio documenti o file elettronici relativi all’ Ospite, in modo che possano essere condivisi con tutti gli operatori (es. Copia del Pdf relativo a esenzioni particolari); la seconda è utile per la consultazione di tutti i conti fiscali emessi per il cliente selezionato.
- Lista Record Trovati: l’icona si abilita ogni qualvolta la ricerca eseguita ha prodotto più risultati. Se, ad esempio, eseguiamo una ricerca dove il parametro è il cognome ‘ROSSI’, probabilmente troveremo più clienti aventi questo cognome. Digitando sull’ icona segnalata ‘Lista Record Trovati’, potremo visualizzare l’elenco dei record attivi, capaci di soddisfare i criteri di ricerca forniti.
- Carica Immagine: questo bottone permette di allegare alla scheda cliente selezionata la rispettiva foto identificativa. Ricordiamo a tal proposito che la dimensione della foto non può essere superiore ai 50 K byte.
- Stampa Scheda Cliente: questa funzione permette di stampare la Scheda cliente relativa all’Ospite selezionato. All’interno di questa estrazione sono riepilogati tutti i dati presenti nelle sezioni ‘Anagrafica’, ‘Passaporto’, ‘Note’ e ‘Profilo’.
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