Prenotazioni di Gruppo

La gestione di una prenotazione di gruppo è diversa rispetto a quella di una prenotazione individuale:

• la pratica viene affrontata in più tempi (per variare per es. dei numeri di camera richiesti) e in più passaggi: per assurdo una pratica di gruppo, una volta inserita, viene ripresa solo poco prima dell’arrivo effettivo delle persone; nel frattempo potrebbero avvenire semplici comunicazioni e scambio di emails.
• il concetto di partenza è differente da quello di una prenotazione individuale: si parte nella maggior parte delle volte dalla disponibilità di un contingente di camere; è l’utente stesso che decide qual è il limite di definizione di “gruppo”.
• potrebbe non essere definita una tariffa corporate: in quel caso viene gestita all’atto della prenotazione (con contratto LIB), a meno che non ci siano gruppi convenzionati
  

Distinguiamo due principali tipi di gruppo in base alle diverse esigenze, che richiedono differenti attenzioni nel servizio:

• il gruppo leisure potrebbe viaggiare in pullman e avere tempi di alloggio in struttura comuni per tutti i componenti, che arrivano e partono tutti insieme alla stessa ora. Solitamente cerca la massima convenienza, per cui ottimizza gli spazi e richiede spesso camere doppie o triple, da quotarsi con un prezzo per persona. In genere prepaga il totale dei servizi prenotati entro l’arrivo in hotel.
• il gruppo business : i partecipanti viaggiano per lavoro e spesso e volentieri ognuno per proprio conto. Alloggiano spesso in camere singole o doppie (che vengono quotate in generale per tipologia). A seconda dei rapporti esistenti tra hotel e committente il gruppo business paga il servizio a fine soggiorno se non dopo.
  

La prenotazione di gruppo, come quella individuale, può vivere diversi step di avanzamento, a cui Scrigno associa altrettanti stati di prenotazione:

1. Offerta. Senza alcun impegno il cliente chiede disponibilità all’hotel: in questo modo registriamo nel sistema soltanto la richiesta, e non andiamo ad incidere sulla disponibilità del momento
2. Opzione. Il cliente è interessato e l’albergatore opziona gli spazi, inviando nel frattempo la sua policy di conferma
3. Opzione con richiesta di deposito. Il cliente è interessato e l’albergatore opziona gli spazi, inviando nel frattempo la sua policy di conferma con la richiesta del deposito
4. Conferma. Il cliente conferma e l’albergatore blocca definitivamente gli spazi richiesti
   

La sezione di Scrigno dedicata alle prenotazioni di gruppo è disponibile dal menu

*FO (Front Office) > Main Courante > Reservation > Gruppi

Di primo impatto la maschera di inserimento di una pratica di gruppo potrebbe sembrare complessa e poco chiara. Una volta specificati alcuni concetti renderanno questo programma di facile comprensione e utilizzo.

La toolbar superiore darà modo di gestire collegamenti diretti ad altri programmi utili per la gestione della pratica.

Immaginiamo virtualmente di dividere la maschera di Scrigno in quattro settori, parte sinistra (divisa a metà) e parte destra (divisa a metà).

La parte sinistra sarà quella di inserimento e di gestione dei campi e dei tasti contenenti le specifiche di dettaglio. I dati principali occuperanno la parte superiore e i dati aggiuntivi la parte inferiore.

La parte destra è quella di esposizione del dettaglio dei campi che vengono gestiti di volta in volta. A sua volta la parte superiore in questo contesto gestisce principalmente due aspetti:

• Visualizzare in modo rapido alcune segnalazioni / fiere / eventi che interessano tutta la struttura in un certo periodo: se la data di arrivo della pratica cade all’interno di questo periodo viene visualizzata subito la maschera di Take a Look.
• Visualizzare e gestire la rooming list .