1. Bij zoeken/koppelen is het vergrootglas zelden nodig.
Vanuit het zoekveld is nagenoeg alles terug te vinden, wanneer er teveel resultaten zijn of wanneer er gezocht wordt naar inactieve relaties of projecten is het vergrootglas nodig.
2. Type nooit het E-mailadres handmatig in het ‘Aan’ veld.
Op deze wijze wordt er geen relatie aan de e-mail gekoppeld. Wanneer een relatie gekoppeld wordt, wordt het e-mailadres automatisch gevuld.
3. Verwijder de E-mail altijd uit de mailbox bij het archiveren.
Bij het bewaren van een E-mail, wordt deze automatisch verwijderd uit de mailbox, anders zal deze zowel in de mailbox, als in het archief terechtkomen. Dit kan tot verwarring, vervuiling, en dubbel uitgevoerde werkzaamheden leiden.
4. Maak geen mappen aan.
Mailboxen bevatten standaard ‘Concepten’, ‘Sent’, ‘Spam’ en ‘Trash’ als mappen. Andere mappen zijn niet nodig omdat dit het lang blijven staan van onbehandelde e-mails in de hand werkt. Voor een juiste werkwijze binnen het systeem, dienen behandelde berichten gearchiveerd te worden.
Waar Microsoft Outlook en dergelijken de e-mailbox als een archiefmap zien, gebruikt BaseNet hiervoor het “Documenten en E-mails” scherm onder “Correspondentie”.
5. Laad uw standaard E-mailtemplate niet automatisch in (persoonlijke instelling).
Wanneer de template automatisch inlaadt worden gegevens van de relatie en/of het project niet meegenomen, dit gebeurt namelijk al voordat een relatie/project gekoppeld kan worden. Bovendien maakt dit het kiezen van een andere template vele malen moeilijker. Het handmatig inladen van een template kan middels een enkele klik.
6. Scherm niet teveel af door middel van inzageniveaus.
Inzageniveaus dienen op projectniveau bepaald te worden. Alles wat aan het project gekoppeld wordt, krijgt dan het betreffende inzageniveau.
In het begin dient alles onder ‘Iedereen’ opgeslagen te worden, zodat de relatie- en projecthistorie voor iedereen compleet is.
