Het instellen van workflows kan alleen gedaan worden door een gebruiker die beschikt over de Bedrijfsinstellingen:
Bedrijfsinstellingen > Workflows > Workflow definities > klik op + icoon aan de rechterkant
In de bovenste velden die ingevuld moeten worden, worden de voorwaarden (voorwaarden wordt verderop Event genoemd) ingevuld waar u wenst dat de workflow aan moet voldoen:
Omschrijving – Naam van de workflow
Afdeling – Hier kan optioneel aangegeven worden voor welke afdeling de workflow gebruikt moet worden
Medewerker – indien de workflow aan een bepaalde medewerker gekoppeld moet worden
Alleen bij – hierin aangeven van waaruit u de workflow opgestart wil hebben
Wordt er – Agendapunt – geselecteerd, dan verschijnen er nog 2 filtervelden, zoals hieronder in het geel gearceerd te zien is:
Status – na het selecteren van de gewenste status, verschijnt het volgende scherm:
Activatie vraag
- Altijd vragen hierbij verschijnt er een pop-up met de vraag of de workflow gestart moet worden
- Automatisch starten hierbij worden de taken automatisch gestart (ingeladen) op de achtergrond, zonder waarschuwing en zult u de taken zien verschijnen in bijvoorbeeld het Tabblad Taken in een Dossier
Activatie [Bij activatie geeft u aan wanneer de workflow precies gestart moet worden]
U heeft verschillende types bij activatie, het gekozen type hangt af van het type workflow dat u wilt maken.
Onderstaande mogelijkheden voor het starten van de workflow zijn beschikbaar:
Start workflow OP event
Dit wil zeggen dat de workflow start, zodra het event word bewaard of bevestigd. Een event kan bijvoorbeeld agendapunt, project, etc. zijn.
Start workflow x tijd VOOR event
Bij dit type geeft u een dag op wanneer u aan de workflow gaat beginnen en dan kunt u verder in de instellingen aangeven wanneer de workflow klaar moet zijn.
Eindig workflow x tijd VOOR event
Bij dit type geeft u aan op welke datum de workflow afgerond moet zijn, u geeft dan een bepaalde datum op, wanneer u een afspraak heeft en kunt u bijvoorbeeld instellen dat de workflow een dag van te voren klaar moet zijn.
Start workflow x tijd NA event
Start de workflow bijv. 3 dagen nadat u de afspraak heeft in de agenda, dit kan u bijvoorbeeld doen als terugkoppeling naar de klant zoals bijvoorbeeld terugbellen na een afspraak.
Eindig workflow x tijd NA event
Wanneer u hiervoor kiest, dan kunt u aangeven hoeveel dagen, nadat het event begonnen is, de taak gereed dient te zijn.
