Voordefinities
Met voordefinities legt u de basis van het pad naar de gewenste velden van bijvoorbeeld een relatie en of project.
Er zijn twee voordefinities die u zult gebruiken bij het ontwikkelen of aanpassen van een template, te weten:
- $data.email: Te gebruiken bij e-mail en memo templates.
- $data.letter: Te gebruiken bij brief- en fax templates.
Koppelingen met entiteiten
Een relatie, project of bijvoorbeeld een medewerker is binnen het systeem een zogenaamde entiteit.
Achter de genoemde voordefinities wordt de entiteit geplaatst waarvan u de velden wilt gebruiken. Enkele voorbeelden:
- relation: Voor gegevens van de gekoppelde relatie (particulier, contactpersoon of bedrijf).
- project: Voor gegevens van het gekoppelde project.
- project.relation: Voor gegevens van de relatie (particulier, contactpersoon of bedrijf) van het gekoppelde project.
- employee: Voor gegevens van de medewerker die het correspondentiestuk opstelt.
Koppeling van velden
Als u het pad naar de juiste entiteit eenmaal hebt staan kunt u het gewenste veld van deze entiteit koppelen. Dit doet u door de veldnaam (templatecode) van het veld achter het opgestelde pad naar de entiteit te plaatsen.
Welke templatecode voor welk veld gebruikt wordt kunt u eenvoudig achterhalen. Hiervoor opent u bijvoorbeeld het scherm van een contactpersoon. Op dit scherm vindt u het veld Roepnaam, met daarvoor het label (hier staat de tekst ‘Roepnaam’). Wanneer u met de cursor van de muis boven het label komt, verschijnt er een tooltip (mouse over). In deze tooltip vindt u de templatecode. Voor Roepnaam is dit ‘firstname’.
Voorbeeld van een templatecode
De code $data.email.relation.firstname omvat het volledige pad naar de voornaam van de aan de e-mail gekoppelde relatie.
Als het veld ‘voornaam’ bij de gekoppelde relatie is ingevuld in uw systeem, verschijnt bij het opstellen van de e-mail op de plaats van deze code de waarde die in dat veld is ingevuld.
Koppeling van uw bedrijfsgegevens
Beheer ➤ Bedrijfsinstellingen ➤ Beheer bedrijfsgegevens
Binnen uw systeem kunt u de gegevens van uw bedrijf beheren. Deze gegevens kunt u terug laten komen op uw correspondentiestukken. Het pad naar deze gegevens is opgebouwd uit een eigen voordefinitie met daar achter de templatecode van het gewenste veld.
De voordefinitie naar deze gegevens is de volgende: $data.companyInfo.mijnBedrijf. In deze voordefinitie wordt geen onderscheid gemaakt tussen e-mail of brief, deze is altijd dezelfde.
De templatecodes voor de beschikbare velden vindt u terug in de tooltip van het label. De templatecodes van de meest gebruikte velden vindt u ook in het overzicht Voorbeelden templatecodes.
