10.4.7 Export naar Exact Online

Dit hoofdstuk beschrijft de exportmogelijkheid om de verwerkte uitgaande facturen te exporteren naar Exact Online.

!Het menu ‘Exporteer Exact Online’ wordt niet standaard geactiveerd. Neem contact op met de servicedesk indien u gebruik wenst te maken van de exportkoppeling met Exact Online.

Het exporteren naar Exact Online bestaat uit de volgende drie onderdelen:

Stap 1: Verbinden met Exact Online (deze stap dient u altijd uit te voeren alvorens u de vervolgstappen kunt uitvoeren)

1. Ga links in het menu naar Administratie ➤ Verwerken en controles ➤ Exporteer Exact Online

2. Klik op Verbinden met Exact Online om in te loggen met uw Exact Online gegevens. Na een succesvolle verbinding keert u terug naar het vorige scherm.

!Uw gebruikersaccount van Exact Online dient te beschikken over de rechten om te kunnen exporteren met een ander pakket. Voor meer informatie hierover dient u contact op te nemen met uw accountant en/of de helpdesk van Exact Online.

Stap 2: Uitgaande facturen exporteren naar Exact Online

1. Na een succesvolle verbinding dient u te klikken op Exporteer dagboeken

2. Kies een jaar en eventueel een periode en klik op om de dagboeken te tonen.

3. Vink het gewenste verkoopboek aan met exporteerbare boekstukken

4. Klik aan de rechterzijde op De uitgaande facturen zullen direct worden geëxporteerd naar uw Exact Online omgeving en verdwijnen, indien succesvol, uit de lijst van exporteerbare boekstukken. De declaraties zullen vanaf dat moment de factuurstatus ‘Geëxporteerd’ hebben.

*Mocht er iets misgaan tijdens het exporteren, dan kunt u dat inzien via Administratie > Verwerkingen en controles > Exporteer Exact Online > Logbestanden

!Reeds verwerkte facturen dient u mogelijk handmatig in Exact Online in te voeren, omdat deze nota’s met oude grootboekrekeningen verwerkt zijn. De debiteuren zullen automatisch aangemaakt worden door het exporteren van de uitgaande facturen. Het kan dus voorkomen dat deze dubbel komen te staan in Exact Online indien deze reeds aangemaakt waren.

Stap 3: Betaalstatussen ophalen

Nadat in Exact Online de betalingen en/of afboekingen hebben plaatsgevonden, kunt u de betaalstatussen van de uitgaande facturen ophalen. Bij het ophalen van de betaalstatussen zal de openstaande debiteurenlijst worden bijgewerkt en kunt u nadien aanmaningen versturen. In hoofdstuk 10.3.2 vindt u daar meer informatie over terug.

!U dient altijd stap 2 uit te voeren alvorens stap 3 te voltooien om te voorkomen dat declaraties onterecht worden gemarkeerd als betaald.

1. Verbind met Exact Online (zie stap 1)

2. Klik op Update betaalstatus . Op de achtergrond zullen door deze handeling afboekingen worden uitgevoerd in het memoriaal.

*Mocht er iets misgaan tijdens het bijwerken van de betaalstatussen, dan kunt u dat inzien via Administratie > Verwerkingen en controles > Export naar Exact Online > Logbestanden . Het type export Openstaande debiteuren BaseNet toont het aantal volledig betaalde facturen en het type export Openstaande debiteuren externe applicatie toont het aantal gedeeltelijke afboekingen.