Vanuit het zoekscherm van de incassodossiers kunt u de incassodossiers gemakkelijk bijhouden met behulp van statussen, workflows en taken. Hierdoor blijven alle incassodossiers up to date.
Ga naar Advocatuur ➤ Incasso
Het onderstaand scherm verschijnt nu:
Indien dossiers nog in een workflow geplaatst dienen te worden, kunt u de status van meerdere dossiers tegelijk aanpassen. Dit doet u via de knop acties.
Vevolgens worden de workflows geactiveerd, indien aan de desbetreffende status een workflow gekoppeld is.
Via de knop acties kunt u ook van meerdere dossiers tegelijk het rentetype, de incassokosten en de overige kosten aanpassen.
In de eerste kolom staat de status van het incassodossier. De status kunt u in deze kolom gemakkelijk aan passen door op de status te klikken.
Aan de hand van de status kunt u zien, in welke fase het incassodossier zich bevindt. Daarnaast zijn de statussen nodig om bepaalde workflows in werking te laten treden.
In de tweede kolom staan de vorderingen, de ontvangen en de verrekende bedragen van de wederpartij en naar uw cliënten.
In de derde kolom staat de eerst volgende workflow. Aan deze workflow zijn brieven/e-mails en taken gekoppeld.
Wanneer de kleur groen is, hoeft het dossier nog niet behandeld te worden. De workflow wordt nog niet uitgevoerd in de batchverwerking.
Wanneer de kleur oranje is, dient de workflow uitgevoerd te worden. Dit dossier wordt wel meegenomen in de batchverwerking.
Wanneer de kleur rood is, had de workflow al uitgevoerd moeten worden. Dit dossier wordt ook meegenomen in de batchverwerking.
De incassodossiers worden op basis van urgentie getoond, waarbij bovenin de dossiers staan zonder workflow, vervolgens de dossiers met een workflow met de meeste urgentie.
Indien u workflows wilt annuleren, vinkt u de dossiers aan waarbij de workflow geannuleerd moet worden en klik op annuleer workflows
Alle workflows van de betreffende dossiers worden geannuleerd.
U kunt nu beginnen met de batchverwerking van de incasso’s. Nieuwe dossiers die via het klantenportaal zijn aangemaakt, dienen eerst bijgewerkt/nagekeken worden. Door middel van het bijwerken van het het incassodossier, worden de incassokosten en de rente berekend en toegevoegd.
Het beste kunt u dan eerst alleen de nieuwe dossiers opzoeken. Klik bovenin bij de incassostatus op het pijltje en vink alleen de status ‘nieuw’ aan. Indien u klikt op zoek ziet u alleen de incassodossier met de status ‘nieuw’.
Vink deze dossiers aan en klik vervolgens op bijwerken incasso’s. De volgende melding zal verschijnen:
Alle geselecteerde incassodossiers worden bijgewerkt. Indien de rentedatum niet ingevuld is, zal de datum van vandaag genomen worden.
Wilt u doorgaan?
Wanneer u op OK klikt, wordt er nog een melding gegeven:
Wilt u ook bestaande rentedata aanpassen naar datum vandaag?
Klik op OK, wanneer de dossiers met al een gevulde rentedatum, deze datum aangepast dient te worden naar datum vandaag. Zo niet, klik dan op annuleren.
Nadat de dossiers zijn bijgewerkt, kunt u de dossiers door de batchverwerking halen. Vink de dossiers aan en klik op batchverwerking. De volgende melding wordt gegeven:
Alle in aanmerking komende emails en SMS’en worden verstuurd, brieven worden aangemaakt en zijn vervolgens direct te downloaden. De brieven worden tevens opgeslagen onder de correspondentie in het dossier. Onderbreek dit proces niet. Doorgaan?
Klik op OK om de batchverwerking door te laten gaan. Onderstaande melding verschijnt:
Hieruit is te zien dat er twee dossiers zijn behandeld en er tevens twee e-mails op de achtergrond zijn verstuurd naar de wederpartij of de klant. In dit geval alleen naar de klant. Tevens is de status van deze dossiers aangepast naar ingebrekestelling. Dit ziet u pas wanneer u opnieuw op zoek klikt.
Vervolgens klikt u nu alle statussen weer aan in het zoekscherm bovenin en klik opnieuw op zoek
(Wellicht is het handig om in het begin de batchverwerking per status te gebruiken, dit zal vooral met veel dossiers overzichterlijker werken).
Nu worden de rest van de incassodossiers door de batchverwerking gehaald. Vink alle dossiers aan en klik op batchverwerking
U krijgt weer de melding dat alle e-mails worden verstuurd en de brieven worden aangemaakt, klik op ‘OK’
Onderstaande melding verschijnt, waneer de batchverwerking afgerond is:
Klik op OK om de brieven te openen in Word. De batchverwerking is afgerond en de incassodossiers zijn naar de volgende status verplaatst, waarbij de volgende workflow automatisch geactiveerd wordt.
Indien u de brieven niet heeft geopend, kunt u deze terugvinden via correspondentie-> tijdelijke bestanden. De bestanden blijven hier 3 weken in staan, daarna worden deze verwijderd.
Op deze manier kunt u op een gestroomlijnde en snelle manier de incassodossiers beheren.
Op een bepaald moment is de automatische workflow afgelopen. Bijvoorbeeld bij een betalingsregeling of het opmaken van een dagvaarding. Wanneer de status van een incassodossier ‘betalingsregeling’ of ‘opmaken dagvaarding’ is, kan het dossier nog wel door de batchverwerking.
Bij een betalingsregling wordt dan de brief voor de wederpartij aangemaakt en een kopie naar de klant.
Bij het opmaken van een dagvaarding, wordt alleen de opdrachtbevestiging naar de klant aangemaakt en dient daarna de dagvaarding op een andere manier aangemaakt te worden.
De workflow opmaken dagvaarding blijft nog op actief staan en deze kan nog uitgevoerd worden, dit doet u handmatig.
Klik op te taak om deze uit te voeren, ‘Opmaken dagvaarding’. Het volgende scherm zal in beeld verschijnen:
Klik op Print brief om de dagvaarding aan te maken. Het volgende scherm zal in beeld verschijnen:
Klik nu op de knop Maak document aan Het volgende scherm zal in beeld verschijnen:
De brief is nu opgeslagen in het systeem, via de knop Download kunt u de brief openen in Word. De brief zal hoogstwaarschijnlijk nog bewerkt worden. Na het bewerken van de brief, slaat u deze lokaal op. U kunt vervolgens de brief weer terug uploaden door middel van bladeren de brief te selecteren en te bewaren.
Eventueel kunt u ook werken met WebDav, zie het eerste tabblad, hiermee kunt u de brief openen via onze server. U kunt de brief aanpassen en tijdens het opslaan wordt de brief direct in BaseNet opgeslagen.
In het tabblad ‘revisies’ kunt u zelf 1 of meerdere back up bestanden maken. Klik op Bewaar/Sluit om het scherm af te sluiten.
In het scherm waar de taak open staat, staat de taak als uitgevoerd. In het scherm, staat de volgende melding:
Klik op Ok om de datum gereed aan te passen naar de datum van vandaag en klik op Bewaar/Sluit om de taak af te sluiten.
Nadat de dagvaarding is opgemaakt, kunt u de status omzetten naar bijvoorbeeld ‘dagvaarden’. Klik op de status van het dosier. Het volgende scherm zal in beeld verschijnen:
Met het pulldown bij de incassostatus, kunt u de status aanpassen naar de juiste status. De nieuwe serie workflowtaken, die bij de nieuwe status horen, zullen worden geactiveerd, indien van toepassing.
Dossiers die in het traject ‘betalingsregeling’ kunnen op een gemakkelijke manier bijhouden worden. Zet een vinkje bij ‘achterstand betalingsregeling’ en klik op zoek. Alle dossiers die in de betalingsregeling zitten en waarvan er een achterstand is, worden op het scherm vertoont. U kunt vervolgens per dossier een herinnering versturen. Ook kan een herinnering uiteraard opgenomen worden in de workflow, zodat de herinnering voor alle dossiers tegelijk uitgeprint kunnen worden.
Standaard wordt de incassomodule opgeleverd met de volgende statussen en taken:
Status: Invoer ➤ Geen taak
Status: Nieuw ➤ taak: Bijwerken incassodossier + opdrachtbevestiging naar de klant (e-mail);
Status: Ingebrekestelling ➤ taak: Verstuur opdrachtbevestiging naar de klant + verstuur ingebrekestelling naar wederpartij (brieven);
Status: Sommatie ➤ taak: Verstuur sommatie naar wederpartij (brief);
Status: Aankondiging dagvaarding ➤ taak: Verstuur aankondiging dagvaarding naar de wederpartij (brief) + navragen bij klant of dagvaarding opgemaakt dient te worden (e-mail);
Status: Wacht op klant ➤ automatische workflow stopt hier. Aan deze status is geen workflow gekoppeld. Er zal gewacht worden of de klant wilt doorgaan met het dossier door een dagvaarding aan te maken.
Status: Opmaken dagvaarding ➤ taak: Verstuur opdrachtbevestiging naar klant (brief) + opmaken dagvaarding (brief);
Status: Dagvaarden. Geen taak gekoppeld, status wordt gekozen nadat de dagvaarding is opgemaakt.
Status: Betalingsregeling ➤ taak: Bevestig betalingsregeling naar de wederpartij + verstuur kopie van de betalingsregeling naar de klant (brieven) + bijhouden betalingsregeling;
Status: facturen/sluiten ➤ Wanneer het incassodossier wordt uitgefactureerd via de incassofacturatie, wordt het dossier automatisch gesloten bij het verwerken van de factuur;
Status: geannuleerd ➤ geen taak;
Status: gesloten ➤ geen taak.
Uiteraard is de incassomodule aan te passen naar uw manier van werken.
