10.2.6 Gebruik van het memoriaal

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe boekingen die niet in de overige dagboeken (inkoopboek, verkoopboek, bankboek en kasboek) kunnen staan in het memoriaal aangemaakt kunnen worden. Het memoriaal wordt over het algemeen gebruikt voor correctie boekingen door middel van creditfacturen. Ook dient u bij het starten van de administratie in BaseNet eenmalig de beginbalans handmatig in te voeren.

1. Ga links in het menu naar Administratie ➤ Dagboeken ➤ Memoriaal en klik op het gewenste memoriaalboek om deze te openen.

2. Klik rechts in het scherm op . Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Datum: Vul hier de datum in wanneer de boeking dient plaats te vinden. Boekjaar en periode worden automatisch aangepast.

!Correcties in de beginbalans worden in periode 0 geboekt. Alleen in deze periode is het mogelijk om op grootboeken te boeken die gekoppeld zijn aan een dagboek en op de te betalen en te ontvangen btw grootboeken. Correcties die gemaakt worden voor de jaarafsluiting komen in periode 13. Deze boekingen dienen handmatig aangepast te worden naar de juiste periode.

• Omschrijving: Vul hier de omschrijving die u wilt meegeven aan het boekstuk. De memoriaalregels zullen deze omschrijving automatisch overnemen.

3. Klik op . Het boekstuknummer van het memoriaal wordt automatisch door BaseNet aangemaakt en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. Nu kunnen de memoriaalregels aangemaakt worden.

4. Klik rechts in het memoriaal boekstuk op . Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Factuur debiteur: Voer indien van toepassing het factuurnummer van de openstaande uitgaande nota in welke u wilt afboeken. BaseNet zal automatisch de velden “Grootboek”, “Omschrijving” als ook het bedrag “Debet of Credit” invullen.

• Factuur crediteur: Koppel hier indien van toepassing het factuurnummer van de openstaande inkomende factuur in welke u wilt afboeken. BaseNet zal automatisch de velden “Grootboek”, “Omschrijving” als ook het bedrag “Debet of Credit” invullen.

• Grootboek: Voor memoriaalboekingen zonder verkoopfactuur of inkoopfactuur, moet u het grootboek, de omschrijving, het bedrag (debet of credit) handmatig invoeren.

*Voor het handmatig invoeren van de beginbalans dient u elk grootboek apart in te voeren met behulp van de eindsaldi van het voorgaande jaar alvorens u met de administratiemodule van BaseNet begon te werken. In de vervolgjaren zult u de beginbalans automatisch kunnen laten genereren door het systeem. Zie hoofdstuk 10.4.4 voor meer informatie hoe u een beginbalans automatisch door het systeem kunt laten genereren.

5. Klik op voor een nieuwe memoriaalregel of op om de boeking tegen te boeken.

*Indien u incorrecte nota’s wilt afboeken met een creditfactuur koppelt u de originele nota in de eerste memoriaalregel. Klik daarna op en koppel vervolgens de creditfactuur in de tweede memoriaalregel.

*Door in de nieuwe memoriaalregel op de knop “Plaats restant” te klikken, zal BaseNet automatisch het verschil tussen de reeds ingevoerde regels invullen bij Debet of Credit. Hiermee zal het verschil van het boekstuk direct op nul uitkomen.

6. Klik op om de memoriaalregel op te slaan en naar het invoerscherm van het memoriaal boekstuk terug te keren.

!Indien de memoriaalregels juist zijn ingevoerd zal bij verschil “0,00” staan. Wanneer hier een ander getal staat, zijn de memoriaalregels niet goed ingevoerd. Controleer de memoriaalregels en corrigeer deze waar nodig.

7. Wanneer het memoriaal boekstuk juist is ingevoerd en geen verschil toont, kunt u het boekstuk sluiten door links op te klikken. BaseNet zal vragen of het memoriaal boekstuk op geboekt moet komen te staan, bevestig dit met “OK”.