10.3.2 Het versturen van betalingsherinneringen

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe u herinneringen kunt versturen voor de openstaande facturen.

!Voor het versturen van herinneringen per email zult u in de administratiekaart (hoofdstuk 10.1.5) een template voor het versturen van herinneringen per e-mail moeten invoeren. In hoofdstuk 10.1.8 kunt u diverse herinneringsteksten beheren.

1. Ga naar Administratie ➤ Overzichten ➤ Debiteuren- en crediteurenbeheer ➤ Openstaande debiteuren

2. Klik op . De resultaten zullen in beeld komen.

*Om de zoekopdracht te verfijnen, is het mogelijk om “vervaldatum tot en met”, “administratie” en/of “aantal herinneringen” en eventueel de overige filters in te vullen.

• Accountm. Relatie: Dit is een pulldown met meerdere opties, ook de opties behandelend of verantwoordelijk advocaat zijn beschikbaar. Het is dan ook mogelijk om de openstaande posten van een specifieke verantwoordelijke advocaat op te vragen.

• Relatie: Voer hier het relatienummer in van de debiteur indien u alleen de openstaande facturen van deze relatie wilt zien.

*Voor het versturen van herinneringen is het handig om alleen de “Vervaldatum t/m” in te vullen met de datum van ‘gisteren’. Zo worden alle openstaande uitgaande facturen getoond, waarvan de vervaldatum al verstreken is.

3. Vink de facturen aan waarvan een herinnering moet worden verstuurd.

4. Klik rechts in het scherm op . Onderstaand scherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Extra herinneringsinformatie: Voer hier een opmerking in om aan de aangevinkte facturen een opmerking toe te voegen. De herinneringstemplate dient mogelijk aangepast te worden om gebruik te kunnen maken van dit veld.

• Verwerkingsdatum: Indien u de herinneringen wilt gaan versturen per post kunt u hier eventueel een datum voor invoeren.

• Type herinnering: Hier kan de type herinnering geselecteerd worden. De type herinneringen kunt u indien gewenst aanpassen en/of aanvullen (zie hoofdstuk 9.1.6)

• Voorbeeld in Word: Om een voorbeeld van de herinneringen te bekijken in Word. De herinneringen worden gegroepeerd per debiteur. Wanneer een debiteur meerdere facturen heeft openstaan, wordt er dus maar één herinnering aangemaakt.

• Email 1 herinnering: Hiermee is het mogelijk om de e-mail eerst te openen voordat deze verstuurd wordt. Deze email is nog aan te passen voordat deze wordt verstuurd. Het systeem zal een melding tonen met de vraag of de e-mail als herinnering verwerkt dient te worden na het versturen. Indien u wilt dat het aantal herinneringen van de factuur verhoogd wordt, mag u dit scherm niet sluiten totdat de e-mail verstuurd is.

!De optie Email 1 herinnering wordt alleen getoond wanneer u enkel één factuur heeft geselecteerd of meerdere facturen van dezelfde debiteur (factuur-naar relatie wanneer u de nota opent).

• Print en verwerk: Met deze knop zal de automatische teller van verstuurde herinneringen met één verhoogd worden. De herinnering(en) zullen in Word geopend worden, zodat u deze kunt uitprinten.

• Email en verwerk: Indien een e-mailadres van de debiteur bekend is, zullen de herinnering(en) op de achtergrond verstuurd worden. De herinnering zal zowel naar het algemene e-mailadres van de debiteur als ook het afwijkend e-mailadres ten behoeve van de facturatie verstuurd worden.

5. Sluit het scherm af om terug te keren naar het openstaande debiteuren scherm.