Via de projectenfacturatie Uren / Projecten ➤ Projecten facturatie kunt u voor meerdere projecten tegelijk eenvoudig facturen aanmaken op basis van factureerbare uren en/of doorbelastingen.
Klik op Zoek om een overzicht met factureerbare projecten te zien. In dit overzicht ziet u direct wat er openstaat aan uren en doorbelastingen, onder het tabblad Verrichtingen . Hier ziet u ook het voorschot, wat staat ingevuld in het project, naar voren komen.
Het is mogelijk om voorafgaand aan de facturatie een overzicht uit te draaien in Excel. Om dit te doen selecteert u de desbetreffende projecten en kiest u aan de linkerzijde voor “overzichten”. Selecteer vervolgens het rapport “OHW_SPEC_UREN” om een Excel bestand te krijgen met hierin de uren en het bedrag van de facturen.
Als u nog correcties wilt doorvoeren in bijvoorbeeld de uren hoeft u slechts te klikken op “openstaande uren” in de lijst. Een nieuw scherm opent met hierin de urenregels welke klaar staan voor facturatie. In dit stadium kunt u nog wijzigingen aanbrengen in omschrijvingen e.d.
Na controle kunt u de facturen aanmaken. Dit doet u door de desbetreffende projecten in de lijst aan te vinken en vervolgens op de knop Maken/Bijwerken facturen te klikken.
De facturen worden nu aangemaakt en er zal na voltooiing hiervan een nieuw venster verschijnen met de mededeling dat er een x aantal facturen zijn aangemaakt. Dit venster dient slechts ter controle en kunt u wegklikken door op “Ok” te klikken.
Om de facturen na het aanmaken te printen klikt u op de knop Print/Verwerk facturen en vervolgens op Print.
In dit stadium zijn de facturen nog afzonderlijk aan te passen. Dit kunt u doen door op de link te klikken met “Open factuur”. gevolgd door het aangemaakte factuurnummer. Deze link staat in de kolom ‘factuur’. Er verschijnt nu een nieuw venster zoals hieronder:
In dit scherm kunt u de factuur nog handmatig corrigeren of extra regels toevoegen.
Als alle facturen correct zijn, kunt u de facturen gaan verwerken. Door dit te doen zullen de zojuist aangemaakte facturen de status “gefactureerd” krijgen en doorgezet worden naar uw administratie. Hiervoor vinkt u nogmaals alle projecten aan en klikt u op de knop Print/Verwerk facturen klik nu op de knop “verwerk” om de facturen te verwerken.
U heeft nu de facturen aangemaakt. De projecten zullen nu niet meer zichtbaar zijn in de lijst tenzij u er nog uren of doorbelastingen op heeft geboekt.
Om eventueel later nog een correctie aan te brengen in de factuur zult u de factuur moeten crediteren. Dit kunt u doen in de uitgaande factuur via de knop “Creëer creditfactuur”.
De uren en doorbelastingen worden op deze manier weer vrijgegeven en staan dus weer op factureerbaar.
