10.5.1 Aanmaken van contracten

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe contracten binnen BaseNet aangemaakt kunnen worden. Vanuit de contractenmodule kunnen namelijk automatisch facturen gegenereerd worden (zie hoofdstuk 10.5.2).

1. Ga links in het menu naar Administratie ➤ Contracten ➤ Contracten

2. Klik op . Het volgende invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Administratie: Selecteer hier de juiste administratie (alleen van toepassing indien er meerdere administraties binnen BaseNet gevoerd worden).

• Status: Selecteer hier de juiste status van het contract. De keuze bestaat uit lopend, wacht, proef, hold en inactief.

• Datum binnen: Vul hier in wanneer u het contract binnen heeft gehaald.

• Datum start: Vul hier in wanneer het contract van start gaat.

*Indien het contract de status ‘Proef’ heeft en er wordt een startdatum ingevuld, dan wordt het contract automatisch op deze datum omgezet naar de status ‘Lopend’.

• Dagboek: Selecteer hier het juiste verkoopboek (Alleen van toepassing indien u gebruikt maakt van meerdere verkoopboeken).

• Type contract: Selecteer hier om wat voor type dit contract betrekking heeft. Een gebruiker met toegang tot de bedrijfsinstellingen kan via dit veld de contracttypes aanmaken en beheren.

• Contract voor: Voer hier in voor wie het contract bestemd is.

• Factuur naar: BaseNet zal automatisch dezelfde relatie invoeren welke bij ‘Contract voor’ is ingevoerd. Indien gewenst, kunt u de factuurrelatie aanpassen.

3. Zet een vinkje in welke maand het contract gefactureerd dient te worden. Indien het contract maandelijks gefactureerd dient te worden, klik dan op “Alle maanden selecteren”.

• Betaalwijze: Indien de klant een incassomachtiging heeft afgegeven voor het contract, selecteer dan hier ‘Auto. incasso’. Indien u geen incassomachtiging heeft ontvangen, laat de betaalwijze dan op ‘NVT’ staan.

• Verzendwijze: Hier staat standaard ‘Per post’ ingevoerd. Indien de klant de factuur per e-mail wenst te ontvangen, selecteer hier dan ‘Per e-mail’.

4. Klik vervolgens rechts op de knop “Debiteurinstellingen” om het bankrekeningnummer, de BIC code en indien gewenst het afwijkende e-mailadres ten behoeve van de facturatie van de klant in te vullen. Ook kunt u hier eventueel de incassomachtiging invoeren. Zie hoofdstuk 10.5.4. om te zien hoe u een incassomachtiging aanmaakt.

!Voor het versturen van facturen per email dient u in de administratiekaart een afzender e-mailadres in te voeren (zie hoofdstuk 10.1.1.).

5. Klik op .

6. Klik op om contractregels aan het contract toe te voegen. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:

• Product/art.: Selecteer hier het product dat aan het contract moet worden toegevoegd. De ‘Prijs prod/art p/s’, de ‘BTW’ en de ‘Default informatie factuur’ zullen automatisch ingevuld worden, indien dit in het product is ingesteld (zie hoofdstuk 10.1.4.).

• Aantal: Vul het aantal producten in.

*Onder “Aangepaste informatie factuur” kunt u indien gewenst een aangepaste factuurregel omschrijving meegeven. In het tabblad “Interne info” kunt u indien gewenst een interne opmerking over deze contractregel invoeren. In het tabblad “Extra Factuur Eenmalig” is het mogelijk om een factuurregel aan het contract toe te voegen welke u alleen éénmalig in rekening wilt brengen. Deze contractregel zal bij de eerstvolgende contracten facturatieronde worden meegenomen.

7. Klik op indien alles van de contractregel juist is ingevoerd en om terug te keren naar het contracten invoerscherm.

*Vul in het tabblad ‘Factuurinformatie’ de koptekst van de factuur toe. Bijvoorbeeld: Deze factuur naar aanleiding van uw abonnement….

• Tabblad ‘Facturen’: In dit tabblad vindt u alle facturen terug die al verstuurd zijn via dit contract.

*In het tabblad ‘Project’ kunt u een project / dossier toevoegen aan het contract. U kunt hierin ook aangeven of alles van het project / dossier automatisch moet worden gedeclareerd wanneer u de contracten factureert.

!Met het aanvinken van de automatische projectfacturatie heeft u dus geen mogelijkheid om te filteren tussen de factureerbare onderdelen van een dossier / project.

8. Klik op wanneer het contract volledig is aangemaakt.