RTF bestanden worden gebruikt voor het opstellen van brief-, fax-, offerte-, factuur- en herinneringstemplates.
Bij het opstellen van templates in een RTF (Rich Text Format) document dienen de templatecodes in zogenaamde merge fields geplaatst te worden. Door het plaatsen van de templatecode in een merge field blijft de ingevoerde code altijd functioneren. Indien u geen gebruik maakt van merge fields zal dit niet het geval zijn.
14.3.1 Brieftemplates ontwikkelen en aanpassen
Administratie ➤ Stamgegevens ➤ Factuur template
Merge fields in Word, office versie 2003:
Kies in uw standaard werkbalk ‘Invoegen / Insert’ en vervolgens ‘Veld / Field’. Een nieuwe venster wordt geopend. Kies onder ‘Veldnaam / Fieldname’ voor ‘MergeField’. U kunt onder ‘Veldeigenschappen, Veldnaam / Fieldproperties, Fieldname’ de door u gewenste code toevoegen. Kies vervolgens OK om het veld toe te voegen aan uw template.
Merge fields in Word, office versie 2007:
Open de tab ‘Invoegen / Insert’. In het blok ‘Tekst / Text’ kiest u voor ‘Snelonderdelen / Quick Parts’. Vervolgens kiest u de optie ‘Veld / Field’. Een nieuwe venster wordt geopend. Kies onder ‘Veldnaam / Fieldname’ voor ‘MergeField’. U kunt onder ‘Veldeigenschappen, Veldnaam / Fieldproperties, Fieldname’ de door u gewenste code toevoegen. Kies vervolgens OK om het veld toe te voegen aan uw template.
Er zijn meerdere standaard templates beschikbaar voor brieven, faxen, offertes en of andere documenten. Een aantal staan reeds voor u ingesteld. U vindt er nog meer onder de knop Nieuw aan de hand van voorbeeld. Deze templates kunt u aanpassen naar uw eigen wensen.
14.3.2 Nieuwe brieftemplate maken
Beheer ➤ Bedrijfsinstellingen ➤ Templates ➤ Brieven ➤ Nieuw
Kies een ‘Soort’ voor de nieuwe template en geef deze een voor u begrijpelijke naam. Eventueel kunt u aangeven of de template voor alle gebruikers binnen uw bedrijfsaccount beschikbaar is of bijvoorbeeld alleen voor een bepaalde afdeling of medewerker.
Maak een nieuw .rtf document aan en bewaar deze ergens bij u op de computer op een locatie die u gemakkelijk terug kunt vinden. Voor de door u gewenste teksten en templatecodes in. Pas indien gewenst de opmaak van het document aan en sla het bestand (.rtf!) opnieuw op.
Keer terug naar het scherm ‘Onderhoud brieven templates’ van de template die u zojuist heeft aangepast. Druk achter het label ‘Bestand’ op de knop ‘Bladeren’ of ‘Browse’. Navigeer naar het door u aangepaste bronbestand en selecteer deze. Druk nu op de knop Bewaar of Bewaar/Sluit om het aangepaste bestand te uploaden naar het systeem.
U krijgt de melding dat uw gegevens zijn bewaard.
De template is klaar voor gebruik. U kunt deze testen door een nieuwe brief aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een brief verwijzen wij u naar de pagina Een brief aanmaken.
14.3.3 Bestaande brieftemplate aanpassen
Bij de initialisatie van uw account zijn een aantal standaard templates voor u klaargezet. In veel gevallen volstaan deze standaarden. Daarnaast zijn er een aantal standaard templates terug te vinden onder de knop Nieuw aan de hand van voorbeeld. Mogelijk wilt u een ander lettertype gebruiken of bepaalde marges aanpassen aan uw eigen wensen.
Beheer ➤ Bedrijfsinstellingen ➤ Templates ➤ Brieven ➤ Zoek
Selecteer de template die u wilt aanpassen en druk op de knop Wijzigen.
Een nieuw venster wordt geopend. Druk op de knop Download template en bewaar het bronbestand van de template bij u op de computer op een locatie die u gemakkelijk terug kunt vinden. Open het bestand met bijvoorbeeld Microsoft Word.
Breng de gewenste wijzigingen aan en sla het nieuwe bronbestand op. Let er hierbij op dat het bestand opgeslagen wordt als .rtf document.
Keer terug naar het scherm ‘Onderhoud brieven templates’ van de template die u zojuist heeft aangepast. Druk achter het label ‘Bestand’ op de knop ‘Bladeren’ of ‘Browse’. Navigeer naar het door u aangepaste bronbestand en selecteer deze. Druk nu op de knop Bewaar of Bewaar/Sluit om het aangepaste bestand te uploaden naar het systeem.
U krijgt de melding dat uw gegevens zijn bewaard.
De template is klaar voor gebruik. U kunt deze testen door een nieuwe brief aan te maken. Voor meer informatie over het aanmaken van een brief verwijzen wij u naar de pagina Een brief aanmaken.
