Dossiers staan – samen met relaties – centraal binnen BaseNet, dossiers worden gebruikt om de correspondentie, dossierinformatie en financiele informatie van een cliënt onder te brengen.
Een dossier aanmaken.
Advocatuur ➤ Dossiers
Klik op 
om het onderstaande scherm te tonen:
In het bovenste deel van het dossierscherm voert u de advocaten en relaties in. Hier kunt u uw relatie invoeren (een contactpersoon, bedrijf of particulier). Ook voert u hier een behandelend advocaat en verantwoordelijk advocaat in. Deze laatste twee zijn altijd medewerkers van het kantoor.
Het is mogelijk om de relaties aan te maken tijdens het invoeren van het dossier of een bestaande relatie te koppelen.
Om een nieuwe relatie in te voeren klikt u op het plusje (naast het vergrootglas). Vervolgens opent er een nieuw venster waar u de gegevens van uw relatie kunt invullen. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren.
In het tabblad algemeen kunt u het rechtsgebied instellen. Deze lijst kunt u eventueel verder aanvullen als u beheerders rechten hebt via het menu:
Bedrijfsinstellingen ➤ Advocatuur ➤ Rechtsgebied
Tabblad Opmerkingen ➤ In het tabblad ‘Opmerkingen’ kunt u een korte omschrijving toevoegen aan het dossier. Onder “alert opmerking” kunt u belangrijke opmerkingen invullen. Bijvoorbeeld “let op: er wordt gewacht op een nieuwe voorschot betaling”
Het instellen van uurtarieven ➤
Met betrekking tot de uurtarieven hanteert het systeem vier niveaus bij normale dossiers:
- ‘Basis uurtarief per medewerker en/of type werkzaamheid’ (zie
Bedrijfsinstellingen ➤ Uren ➤ Uurtarieven) tenzij één van de onderstaande tarieven in ingesteld - Uurtarief per debiteur (via de debiteurinstellingen in een dossier en/of links via het actiemenu in de betreffende relatiekaart): dit overschrijft het tarief van de bedrijfsinstellingen en geldt op alle dossiers/projecten van de relatie tenzij de onderstaande tarieven zijn ingesteld
- Standaard uurtarief in het dossier/project (zie tabblad
Financieel ➤ Financiële afspraken ➤ Uurtarieven): dit overschrijft het uurtarief per debiteur en geldt voor alle medewerkers die in dat dossier/project werken. Dit standaard tarief is ook in één keer via de bedrijfsinstellingen in te stellen voor nieuw aan te maken dossiers viaUren ➤ Standaard uurtarief project) - Afwijkend uurtarief per medewerker en/of type werkzaamheid in het dossier/project (tabblad
Financieel ➤ Financiële afspraken ➤ Uurtarieven) via ‘Nieuw’ (plusicoon): dit tarief overschrijft alle bovengenoemde opties
Bij opties 3 en 4 zult u in het geval van een wijziging handmatig per dossier de tarieven dienen aan te passen.
Kantoorkosten ➤ In het veld kantoorkosten kunt u per dossier de kantoorkosten ingeven. Als u beschikt over beheerdersrechten kunt u een standaard percentage voor kantoorkosten ingeven, uiteraard is een afwijking per dossier mogelijk.
Reiskosten ➤ Als u met reiskosten wilt werken kunt u kiezen voor:
- Reiskosten per bezoek
- Een tarief per kilometer
De reiskosten per bezoek kunt u per dossier ingeven of via beheer op hoofdniveau. Het kilometertarief is enkel in te stellen op dossierniveau. Vergeet niet bij het invoeren van uw uren het veld “reiskosten” op “ja” te zetten om reiskosten mee te nemen. Als u met een kilometertarief werkt dient u bij het invoeren van uren ook uw kilometers in te geven. Zie de screenshot hieronder ter verduidelijking:
Tabblad overige ➤ Onder het tabblad overige kunt u eventuele velden aanmaken welke u mist binnen BaseNet. Om deze velden te kunnen definieren dient u te beschikken over beheerdersrechten.
