8.4.1 Een brief aanmaken

Nieuw -> Nieuw document

1. Vul in de bovenste velden de gewenste soort, documenttype, inzage et cetera in.
2. In het veld medewerker kunt u de naam van de medewerker invoeren welke de brief gaat ondertekenen. Standaard staat hier de medewerker die is ingelogd gekoppeld.
3. Vul nu een relatie en eventueel een project in.
4. Kies een template.
5. Vul nu het onderwerp in.
6. Klik op Maak document aan om de brief aan te maken. Uw standaard tekstverwerker wordt geopend afhankelijk van uw instellingen.

Vervolgens opent zich een nieuw venster. Hier klikt u op de blauwe knop Document koppeling. Door deze actie wordt u ingelogd in de BaseNet Document Synchronizer.

*Door uw templates te sorteren op soort kunt u deze makkelijker terugvinden in het veld Template.

!Onder de blauwe knop ziet u de status van de koppeling staan. Er zou verbonden moeten staan. Als er staat ‘Status: niet opgestart’ dan dient u de applicatie mogelijk nog op te starten vanuit uw PC.

Wanneer u klaar bent met het document, klik dan op opslaan (diskette) en wacht op de notificatie dat deze succesvol is opgeslagen.

Office online

Er is ook de mogelijkheid om documenten te bewerken in Office online. Deze optie kan worden geactiveerd via:

1. Instellingen
2. Correspondentie
3. Koppeling document bewerken
4. Vink de optie aan Office Online & BaseNet Document Synchronizer
   

Wanneer Office online geactiveerd is ziet u onderstaande knop bij al u documenten verschijnen:

Office Online slaat automatisch uw wijzigingen op, dit wordt bovenaan in het scherm weergegeven. Wanneer de gegevens zijn opgeslagen komt er ‘Opgeslagen in BaseNet’ te staan. Daarnaast kunnen meerdere gebruikers van Office Online (waar nodig) tegelijk in een document werken.

*Office online wordt in uw browser geopend. De browser versie is een lichtere variant dan de desktop versie. Uw brief kan daardoor anders getoond worden dan uw gewend bent, dit is enkel visueel. Uw logo zit uiteraard in de brief.

!Houd er rekening mee dat Office Online enkel werkt voor Office bestanden (Word, Excel, Powerpoint, et cetera) PDF bestanden kunt u openen door het ‘bril’ icoon. Overige bestanden zullen via de optie ‘Upload/Download’ geopend moeten worden.

Download/Upload

Naast bovenstaande opties heeft u ook de mogelijkheid om uw documenten te benaderen buiten een koppeling om.

In het document scherm van BaseNet gaat u naar het tabblad Download/Upload. Klik op de knop Download. Het document wordt nu lokaal op PC geopend. Wanneer u deze bewerkt en opslaat zal het niet automatisch in BaseNet worden opgeslagen. In hetzelfde tabblad kunt u het bestand vanuit uw PC selecteren en uploaden. Het document dat al in BaseNet stond wordt door deze actie overschreven.