1. Koppel áltijd een relatie.
Als de relatie gekoppeld is (bij een e-mail, brief, taak, etc.), is het voor iedereen eenvoudig terug te vinden en blijft de relatiehistorie altijd compleet. Er is nooit een (goede) reden om een relatie niet te koppelen.
Indien er geen relatiekaart bestaat voor het desbetreffende contact dient u middels het “Plusje” 
een nieuwe relatiekaart aan te maken zodat deze gekoppeld kan worden.
2. Koppel altijd het project.
Hiervoor geldt hetzelfde als bij de relatie. In uitzonderlijke gevallen kan het echter voorkomen dat een project niet relevant is.
3. Zoek altijd eerst de relatie of het project alvorens een nieuwe aan te maken.
Vervuiling ontstaat niet door een te veel aan relaties of projecten, maar door dubbele of onvolledige/incorrecte gegevens. Voorkom daarom dubbelen door eerst altijd te zoeken of de relatie of het project niet reeds ingevoerd is door een collega.
4. Archiveer alles binnen twee weken.
E-mails dienen zo snel mogelijk gearchiveerd te worden. Moet er nog iets mee gebeuren op zeer korte termijn, kunt u er voor kiezen de e-mail te laten staan. Dit mag echter nooit langer dan twee weken zijn, anders dient daar een taak voor aangemaakt te worden.
5. Maak taken aan.
Moet er later nog wat aan een mailtje gedaan worden, is er een terugbelverzoek, dienen stukken bestudeerd te worden, etc.; maak daar dan een taak voor aan.
Het aanmaken van taken voor dergelijke handelingen heeft meerdere voordelen, namelijk:
- Collega’s kunnen in het geval van afwezigheid uw taken inzien en indien nodig werk oppakken.
- De geschiedenis kan makkelijk opgehaald worden.
- Er is zicht op gedane handelingen bij een bepaalde zaak.
- U krijgt een herinnering zodra de taak gereed dient te zijn en dus is het makkelijker om te onthouden.
