1. Verlinken Sie immer einen Kontakt.
Wenn ein Kontakt verlinkt wurde (mit einer Email, Aufgabe, etc.), wird dieser für jeden zugänglich sein und somit den Kontaktverlauf vervollständigen. Es gibt kein Argument gegen eine Verlinkung von Kontakten.
Falls die Rollkartei-Karte für den infrage kommenden Kontakt nicht existiert, kann eine neue Rollkartei-Karte mithilfe der [+] Taste erstellt werden, sodass der Kontakt nun verlinkt werden kann.
2. Verlinken Sie immer ein Projekt.
Die Regeln für die Verlinkung von Kontakten gelten ebenso für die Verlinkung von Projekten. Es könnte in sehr seltenen Fällen sein, dass das Projekt nicht relevant ist.
3. Suchen Sie zuerst immer nach dem Kontakt oder dem Projekt, bevor Sie einen neuen Kontakt / ein neues Projekt erstellen.
“Verunreinigung” ist nicht Ergebnis von zu vielen Kontakten oder Projekten, jedoch aber von bestehenden Duplikaten oder unvollständiger / inkorrekter Information. Daher raten wir Ihnen, dass zuerst nach einem Kontakt oder einem Projekt suchen sollten, um zu verhindern, dass Duplikate entstehen.
4. Archivieren Sie alles innerhalb von 2 Wochen.
Emails müssen sobald wie möglich archiviert werden. Falls eine spezifische Aktion innerhalb der Zeitspanne erforderlich ist, können Sie die Email zunächst so behalten. Innerhalb von zwei Wochen sollte jedoch die Email archiviert werden oder andernfalls sollte eine Aufgabe erstellt werden, welche die Archivierung der Email vorsieht.
5. Aufgaben erstellen.
Falls eine spezifische Aktion für eine Email erforderlich ist, falls um einen Rückanruf gebeten wird, falls bestimmte Elemente gelesen und geprüft werden sollen oder falls irgendwelche anderen Aufgaben aufkommen, gilt es immer eine Aufgabe für diese Aktionen zu erstellen.
Die Erstellung von einer Aufgabe für derartige Aktionen hat die folgenden Vorteile:
- Ihre Kollegen erhalten Einsicht in Ihre Aufgaben und im Falle Ihrer Abwesenheit können sie, falls erforderlich, Ihre Arbeit fortführen.
- Der Verlauf ist einfach zugänglich.
- Eine Einsicht in vergangene Aufgaben, welche mit einem spezifischen Fall verknüpft sind, ist möglich.
- Sie werden eine Erinnerung erhalten, sobald die Aufgabe ausgeführt werden soll.
