Stunden / Projekte > Projekt-Fakturierung
Im Projekt-Fakturierungs-Bildschirm können Sie Rechnungen basierend auf abrechenbaren Stunden und / oder zusätzlichen Kosten erstellt werden, indem einige Projekte gleichzeitig verwendet werden.
Klicken Sie auf “Suchen”, um eine Zusammenfassung der abrechenbaren Projekte zu sehen. In dieser Übersicht werden Sie die Stunden sehen, welche Stunden noch offen sind und welche als zusätzliche Kosten definiert wurden. Hierfür gehen Sie zum Tab “Ausgeführte Aktionen”. Sie können hier ebenso den Vorschuss sehen, welcher im Projekt eingegeben wurde.
Es ist möglich, eine Rechnungszusammenfassung im Voraus, d.h. vor der Fakturierung, erstellen, indem Sie Excel verwenden. Hierfür klicken Sie auf die betreffenden Projekte und im Anschluss auf “Zusammenfassungen” auf der linken Seite der Bildschirmansicht. Im Anschluss wählen Sie den “Rapport” “OHW_SPEC_UREN”, um einen Excel-Export durchzuführen, welchen die Stunden und die abrechenbaren Beträge beinhaltet.
Wenn Sie noch Änderungen vornehmen möchten – z.B. für die Stunden – klicken Sie auf “Abzurechenbare Stunden” aus der Liste
Ein neues Fenster erscheint, welches die Stundenfelder enthält, die bereit sind abgerechnet zu werden. Zu diesem Zeitpunkt können Sie noch Änderungen vornehmen (wie z.B. die Beschreibung ändern).
Nach einer letzten Überprüfung kann die Rechnung erstellt werden. Hierfür kreuzen Sie die betreffenden Projekte von der Liste an und klicken danach auf “Erstelle / ändere Rechnungen”.
Die Rechnungen werden nun erstellt und nach der Fertigstellung erscheint ein neues Fenster, welches Sie darauf hinweist, wieviele Rechnungen erstellt wurden. Das Fenster dient nun ausschließlich als Bestätigung und zusätzliche Überprüfung. Indem Sie auf “OK” klicken, wird die Bildschirmansicht geschlossen.
Um die erstellten Rechnungen zu drucken, klicken Sie auf “Rechnungen drucken / abändern” und im Anschluss auf “Drucken”.
Zu diesem Zeitpunkt sind die Rechnungen noch individuell anpassbar. Klicken Sie nun auf den Link “Rechnung öffnen” , welcher der erstellten Rechnungsnummer / ID folgt. Dieser Link ist in der Spalte “Rechnung” verfügbar. Ein neues Fenster erscheint, wie in der folgenden Abbildung darunter.
Die Rechnungen können in dieser Bildschirmansicht immer noch geändert / korrigiert werden. Ebenso können Sie zusätzliche Felder hinzufügen.
Wenn alle Rechnungen korrekt sind, können die Rechnungen verarbeitet werden. Im Anschluss werden die Rechnungen den Status “Abgerechnet” erhalten und Ihrer Administration / Verwaltung weitergeleitet werden. Dafür kreuten Sie alle Projekte an und klicken zuerst auf “Drucke / Verarbeite Rechnungen”, danach auf “Verarbeiten”.
Sie haben nun Rechnungen erstellt. Die Rechnungen werden nicht mehr aufgelistet, es sei denn Sie haben zusätzliche Stunden für eine oder mehrere Rechnung(en) erfasst.
Wenn Sie in einer Rechnung Änderungen vornehmen möchten, müssen Sie zuerst diese Rechnung gutschreiben. Hierfür klicken Sie auf “Gutschriftrechnung erstellen”. Die Stunden und zusätzlichen Abrechnungen werden erneut aufgelistet und werden abrechenbar.
