RTF-Dateien werden verwendet, um Brief-, Fax-, Preisangebots-, Rechnungs- und Erinnerungsvorlagen zu erstellen.
Wenn Sie eine Vorlage als RTF-Dokument (Rich Text Format) erstellen, werden die Vorlagencodes in sogenannte Fusionsfelder (merge fields) eingegeben. Indem Sie einen Vorlagencode in ein Fusionsfeld einfügen, wird der eingegebene Code immer funktionsfähig sein. Wenn Sie keine Fusionsfelder verwenden, wird dies nicht der Fall sein.
4.1. Vorlagen erstellen oder überprüfen
Administration > Quellendaten > Rechnungsvorlage
- Fusionsfelder in Word, Office 2003:
Klicken Sie auf “Hinzufügen / Einfügen” und danach auf “Feld” / “Bereich”. Nun wird ein neues Fenster geöffnet. In “Feldname” wählen Sie “MergeField” aus. In “FieldProperties” können Sie Ihren gewünschten Code hinzufügen. Klicken Sie nun auf “OK”, um dieses Feld zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen.
- Fusionsfelder in Word, Office 2007:
Öffnen Sie das Tab “Hinzufügen / Einfügen”. Im Feld “Text” wählen Sie “Schnelle Teile”. Wählen Sie nun die Option “Feld”. Ein neues Fenster erscheint. Unter “Feldname”, wählen Sie “Mergefield” aus. In “Fieldproperties” geben Sie Ihren gewünschten Code ein. Klicken Sie nun auf “OK”, um das betreffenden Feld zu Ihrer Vorlage hinzuzufügen.
Für weitere Informationen für die Verwendung von Fusionsfeldern gehen Sie auf “Hilfe” oder konsultieren Sie das Handbuch Ihres Textverarbeitungsprogramms.
4.2. Neue Briefvorlagen erstellen
Verwalten > Unternehmenseinstellungen > Vorlagen > Briefe > Klicken Sie auf “Neu”
Wählen Sie eine “Art”, wenn Sie eine neue Vorlage erstellen möchten und weisen Sie dieser einen erkennbaren und verständlichen Titel für zukünftige Referenzen zu. Sie können ebenso angeben, ob die Vorlage für alle Nutzer oder nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen in Ihrer BaseNet-Umgebung zugänglich sein soll. Erstellen Sie ein neues .RTF Dokument und sichern Sie es auf der lokalen Festplatte Ihres Computers, um darauf jederzeit zuzugreifen. Geben Sie Ihren gewünschten Text und Vorlagencodes ein. Falls erwünscht, prüfen Sie das Layout des Dokuments und sichern Sie in jedem Fall die Datei (als RTF-Dokument !) noch einmal. Gehen Sie zum Bildschirmbereich “Emailvorlagen Wartung” der Vorlage, welche Sie eben überprüft haben. Klicken Sie auf “Browsen” nach “Datei”. Suchen Sie die überprüfte Datei, an welcher Sie eben gearbeitet haben und wählen Sie diese aus. Klicken Sie nun auf “Sichern” oder “Sichern / Schließen”, um die Änderungen anzuwenden.
Eine Nachricht bestätigt im Anschluss, dass Ihre Änderungen gespeichert wurden.
Die Vorlage kann nun verwendet werden. Wenn Sie möchten, können Sie eine Test durchführen, indem Sie einen neuen Brief erstellen. Für weiter Informationen hinsichtlich der Erstellung eines Briefs, konsultieren Sie den Bereich “Einen Brief erstellen”.
4.3. Bestehende Briefvorlagen überprüfen
Wenn Sie ein BaseNet-Konto erstellen, werden eine Anzahl an Standardvorlagen an Ihre Umgebung hinzugefügt. Diese Standardvorlagen sind oftmals ausreichend. Sie können auf zusätzliche Vorlagen zugreifen, indem Sie auf “Neu” klicken, wie das Beispiel zeigt. Sie können beispielsweise eine andere Schriftart verwenden, wenn Sie bestimmte Änderungen vornehmen.
Verwalten > Unternehmenseinstellungen > Vorlagen > Briefe > Klicken Sie auf “Suchen”
Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, die Sie überprüfen möchten und klicken Sie auf “Bearbeiten”.
Nun erscheint ein neues Fenster. Klicken Sie auf “Vorlage herunterladen” und sichern Sie die Vorlagendatei auf Ihrer lokalen Festplatte auf Ihrem Computer, um jederzeit darauf zugreifen zu können.
Öffnen Sie die Datei beispielsweise mit Microsoft Word.
Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und sichens Sie die neue Datei. Dabei müssen Sie unbedingt die Datei als .RTF Dateierweiterung sichern.
Kehren Sie zurück nach “Briefvorlagen-Wartung” der eben geänderten Vorlage. Klicken Sie auf “Browsen” und danach auf “Datei”. Gehen Sie zur Quellendatei, welche Sie eben bearbeitet haten und wählen Sie es aus. Klicken Sie auf “Sichern” oder “Sichern / Schließen”, sodass die Änderungen vorgenommen werden.
Nun wird eine Nachricht erscheinen, welche bestätigt, dass die Änderungen gespeichert wurden.
Die Vorlage kann nun verwendet werden. Sie können die Vorlage zuerst testen, indem Sie einen neuen Brief erstellen. Für weitere Informationen hinsichtlich der Brieferstellung, gehen Sie zum Kapitel “Einen Brief erstellen”.
