1. Für die Suche oder Verlinkung ist die Verwendung der Lupe selten notwendig.
Praktisch ist alles über das Suchfeld zugänglich. Bei zu vielen Suchergebnissen oder bei der Suche nach deaktivierten Kontakten oder Projekten ist jedoch die Lupe erforderlich.
2. Geben Sie niemals die Emailadresse manuell im “An” Feld ein.
Wenn Sie diese Methoden anwenden, wird ein Kontakt nie mit einer Email verlinkt. Wenn ein Kontakt jedoch verlinkt ist, wird die Emailadresse automatisch in das “An” Feld eingefügt.
3. Löschen Sie immer die Email im Posteingang, wenn Sie sie archivieren möchten.
Wenn Sie eine Email archivieren, wird die Email automatisch aus dem Posteingang entfernt. Andernfalls würde die Email im Postfach und im Archiv auftauchen, welches zu Verwirrung und wiederholenden Aktionen führen würde.
4. Erstellen Sie keine weiteren Zielorte.
Die Postfächer beinhalten “Entwürfe”, “Gesendet”, “Spam” und “Papierkorb” als Standardordner. Andere Zielorte sind nicht notwendig, da Elemente sonst zu lange unarchiviert bleiben und Emails unbeantwortet bleiben. Für eine effiziente Arbeitsweise innerhalb des Systems sollten beantwortete Emails archiviert werden.
Im Gegensatz zu Microsoft Outlook und ähnlichen Schnittstellen, in welchen das gesamte Postfach als großes Archiv angesehen wird, verwendet BaseNet die Komponente “Dokumente und Emails”, welches unter “Korrespondenz” gefunden werden kann.
5.Laden Sie Ihre Standard-Emailvorlage nicht automatisch (Persönliche Einstellungen).
Wenn bei der Erstellung einer Email eine Vorlage laut Einstellungen automatisch erscheinen soll, wobei der Kontakt und / oder das Projekt nicht automatisch verlinkt und als Empfänger hinzugefügt werden, da dieser Schritt ausgelassen wurde: Dies macht die Auswahl einer Vorlage sehr viel mühsamer. Im Gegensatz dazu ist das manuelle Laden einer Vorlage mit einem einzigen Klicken erledigt.
6. Verbergen Sie nicht zu viel im Hinblick auf Berechtigungsnachweise / Zugangsrechte.
Berechtigungsnachweise sollten unter Berücksichtigung von Projekten eingestellt werden. Alles, was mit einem Projekt verlinkt wird, erhält die relevanten Berechtigungsnachweise / Zugangsrechte.
Hinsichtlich Berechtigungsnachweisen / Zugangsrechten sollte alles auf “Alle” gesetzt werden, sodass der Kontakt und der Projektverlauf komplett einsichtbar für jeden ist.
