1. Vincular siempre la relación
Cuando la relación se ha vinculado a un correo electrónico, tarea, evento, etc. estará accesible para todos y aparecerá en el historial de esa relación. Por lo que nunca hay una (buena) razón para no vincular una relación.
Si no existiera la relación, se deberá crear una nueva desde el botón de [+], en consecuencia, el nuevo contacto quedará vinculado.
2. Vincular siempre el proyecto (Expedientes)
Se aplica la misma regla que en el apartado anterior. A excepción de algún caso excepcional en el cual el proyecto no sea importante.
3. Busque siempre la relación o proyecto antes de crear uno nuevo.
La contaminación no es el resultado de tener demasiadas relaciones o proyectos, si no de tenerlos duplicados o con información incorrecta/incompleta. Por lo tanto para prevenir duplicados nosotros recomendamos buscar siempre en primer lugar la relación o proyecto para cerciorarnos de que ningún compañero lo haya introducido antes.
4. Archive todo dentro del lapso de dos semanas.
Los correos electrónicos se deberán archivar lo antes posible. Si requiere una acción particular en ese lapso de tiempo, puede optar por dejar el correo en la bandeja de entrada por el momento. Este correo no debería estar en la bandeja de entrada más de dos semanas, en este caso se puede crear una tarea para recordar archivar el correo electrónico.
5. Creación de tareas
Si se requiere una acción particular con respecto a un correo electrónico, una petición de devolución de llamada, si se deben leer ciertos documentos o cualquier otra tarea; asegúrese de crear una tarea para ello.
Crear tareas le aportará beneficios adicionales, entre ellos:
- Sus compañeros podrán tener una visión general de todas sus tareas, en caso de ausencia y si es necesario, podrán continuar con su trabajo.
- El historial será muy nutrido y accesible.
- Tendrá un registro de todas las tareas realizadas para un expediente concreto.
- Recibirá un recordatorio tan pronto como la tarea deba completarse, además aparecerá en el escritorio, por lo tanto será más fácil de recordar.
