10.2.1 Inkomende facturen

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de inkomende facturen ingevoerd kunnen worden in het inkoopboek.

1. Ga links in het menu naar Administratie ➤ Dagboeken ➤ Inkoopboek ➤ Inkomende facturen

2. Om een nieuwe inkomende nota aan te maken, klik rechts in het scherm op . Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

!Het scherm op de voorgrond is de snelinvoer voor de inkomende facturen. De snelinvoer van de inkomende facturen is enkel te gebruiken wanneer de factuur maar met 1 factuurregel wordt ingeboekt. Wanneer u meerdere factuurregels dient in te voeren vanwege bijvoorbeeld meerdere btw types, doorbelastingen voor verschillende dossiers/projecten en/of geen gebruik wilt maken van de snelinvoer klik het scherm weg door op “Annuleren” te klikken. Bij geen gebruik van de snelinvoer ga door naar punt 8.

*U kunt de snelinvoer deactiveren door in de inkomende nota onder te klikken op “(De)activeer snelinvoer”.

• Administratie: Selecteer de administratie waarop de inkomende factuur betrekking heeft (alleen van toepassing wanneer u over meerdere administraties beschikt).

• Factuurnr: Vul het factuurnummer in, zoals deze op de inkomende factuur wordt vermeld. BaseNet zal het factuurnummer automatisch overnemen als betaalreferentie.

• Crediteur: Selecteer hier de relatie type (crediteur/bedrijf, particulier of medewerker) en voer dan de relatie in van wie de inkomende factuur afkomstig is.

• IBAN-nummer, BIC-code, Betaalwijze, Omschrijving en Grootboek: Deze velden worden automatisch ingevuld, indien deze ingevuld staan in de crediteureninstellingen van de relatie.

*Om de crediteureninstellingen te wijzigen of toe te voegen, klik op de relatie en vervolgens links via op Deb./Cred.info. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:

3. Dit menu wordt gebruikt voor zowel de debiteuren als de crediteuren. Voor de inkomende factuur kunt u de volgende velden gebruiken:
   - IBAN-nummer;
   - BIC-nummer, de BIC-code wordt automatisch toegevoegd, indien het IBAN-nummer correct is ingevoerd.

4. In het tabblad “Crediteuren” kunt u de volgende velden invoeren:
   - Betaalwijze (inkomende facturen);
   - Dagen betaaltermijn factuur;
   - Standaard grootboekrekening;
   - Boekingsomschrijving.

!De leveringswijze kunt u negeren.

5. Indien de velden zijn ingevuld en opgeslagen, worden deze gegevens automatisch op de inkomende factuur ingevuld de eerstvolgende keer wanneer u deze relatie koppelt.

6. Keer terug naar de inkomende factuur en koppel de relatie opnieuw om de gegevens uit de crediteurinstellingen op te halen.

• Factuurdatum: Voer de factuurdatum in, welke op de inkomende factuur staat vermeld.

• Vervaldatum: De vervaldatum wordt automatisch ingevoerd op basis van de factuurdatum, maar deze kunt u eventueel handmatig wijzigen.

• Fact. is gelijk aan: Hiermee kunt reeds in rekening gebrachte nota’s terug vinden die zijn ingeboekt onder deze relatie. Hier kunt u dus een eerdere factuur kiezen waardoor de volgende velden dan worden ingevuld/overschreven:
  - Betaalwijze;
  - Omschrijving;
  - Grootboek;
  - Totaal (BTW incl.);
  - BTW.

• Project: Koppel het dossiernummer of projectnummer indien de kosten gemaakt zijn voor een dossier of project.

• Product: Indien u de kosten direct wilt doorbelasten aan een project of dossier dient u hier een product in te voeren. Hier kunt u bijvoorbeeld belaste of onbelaste verschotten invoeren.

*Zorg ervoor dat het grootboek van de inkomende factuurregel overeenkomt met het gekoppelde grootboek in het doorbelasting product, zodat uw administratie glad loopt.

7. De velden die hierboven beschreven worden, zijn uiteraard ook handmatig in te vullen/aan te passen. Gebruik van de crediteureninstellingen of de optie ‘Fact. is gelijk aan’ is niet verplicht, maar wordt wel aangeraden om zo efficiënt mogelijk te werken. Klik op . Het scherm van de inkomende factuur wordt volledig ingevuld, inclusief de factuurregel. Klik op om de inkomende factuur op te slaan en direct een nieuwe inkomende nota in te voeren of klik op om de inkomende factuur op te slaan en het scherm af te sluiten. Wanneer de bedragen van de nota correct zijn ingevoerd, zal het systeem een melding te tonen dat ‘te boeken en geboekt overeenkomen.’ Wanneer u op “OK” klikt, verandert de status van de inkomende factuur automatisch op ‘Geboekt’.

8. Hieronder wordt doorgegaan met de uitleg zonder de snelinvoer van de inkomende factuur.

• Factuurnr: Vul het factuurnummer in, zoals deze op de inkomende factuur wordt vermeld.

• Administratie: Selecteer de administratie waarop de inkomende factuur betrekking heeft (alleen van toepassing wanneer u over meerdere administraties beschikt).

• Status: Een nieuwe inkomende factuur heeft de status “Lopend”. U hoeft deze tijdens het invoeren van de inkomende factuur niet te wijzigen.

• Crediteur: Selecteer hier de relatie type (crediteur/bedrijf, particulier of medewerker) en voer dan de relatie in van wie de inkomende factuur afkomstig is.

• BIC-code, IBAN-nummer, Betaalwijze en Omschrijving: Deze velden worden automatisch ingevuld, indien deze ingevuld staan in de crediteureninstellingen van de relatie.

*Via de knop “Crediteurinstellingen” is het mogelijk om per crediteur een standaard betaalwijze, IBAN-nummer, betaaltermijn, boekingsomschrijving en grootboekrekening in te voeren. Deze instellingen worden automatisch overgenomen tijdens het invoeren van de inkomende facturen. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:

9. Dit scherm wordt gebruikt voor zowel de debiteuren als de crediteuren. Voor de inkomende factuur kunt u de volgende velden gebruiken:
   - IBAN-nummer;
   - BIC-nummer, de BIC-code wordt automatisch toegevoegd, indien het IBAN-nummer correct is ingevoerd.

10. In het tabblad “Crediteuren” kunt u de volgende velden invoeren:
    - Betaalwijze (inkomende facturen);
    - Dagen betaaltermijn factuur;
    - Standaard grootboekrekening;
    - Boekingsomschrijving.

!De leveringswijze kunt u negeren.

11. Indien de velden zijn ingevuld, worden deze gegevens automatisch op de inkomende factuur ingevuld de eerstvolgende keer wanneer u deze relatie selecteert. Klik op om terug te keren naar de inkomende factuur.

12. De velden die hierboven beschreven worden, zijn uiteraard ook handmatig in te vullen/aan te passen. Gebruik van de crediteureninstellingen is niet verplicht, maar wordt wel aangeraden om zo efficiënt mogelijk te werken.

• Factuurdatum: Voer de factuurdatum in, welke op de inkomende factuur staat vermeld. BaseNet zal op basis van de factuurdatum automatisch de vervaldatum, het boekjaar en de boekperiode van de inkomende factuur invullen.

• Vervaldatum: De vervaldatum wordt automatisch ingevoerd op basis van de factuurdatum, maar deze kunt u eventueel handmatig wijzigen.

• Boekjaar: Vul het boekjaar in waarop de inkomende factuur betrekking heeft.

• Periode: Vul de boekperiode in waarop de inkomende factuur betrekking heeft.

• Dagboek: Selecteer via welk inkoopboek de inkomende factuur in de administratie dient te worden geboekt (alleen van toepassing indien u over meerdere inkoopboeken beschikt).

• Omschrijving: Vul een boekingsomschrijving in.

• Betaalreferentie: Het factuurnummer wordt hier automatisch ingevoerd als betaalreferentie, maar deze kunt u indien gewenst handmatig wijzigen.

• Totaal excl.: Voer het totaalbedrag exclusief btw van de inkomende factuur in.

• Totaal incl.: Voer het totaalbedrag inclusief btw van de inkomende factuur in.

!U bent niet verplicht om zowel het totaalbedrag van de factuur exclusief btw alsook het totaalbedrag van de factuur inclusief btw in te voeren. Echter, dient het veld ‘Totaal incl.’ ingevuld te zijn, zodat BaseNet kan controleren of het totaal bedrag van de inkomende factuurregels overeenkomt met het totaalbedrag van de factuur.

13. Klik op . Het boekstuknummer van de inkomende factuur wordt automatisch door BaseNet aangemaakt en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. U kunt nu de inkomende factuurregels aanmaken.

14. Klik in de inkomende factuur op . Het onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Grootboek: Koppel de grootboekrekening waarop de inkomende factuurregel dient te worden geboekt.

• Prijs excl.: Voer het factuurregel bedrag exclusief btw in.

• BTW: Selecteer het btw-tarief dat over het bedrag van de factuurregel wordt berekend. Indien er voor het grootboek al een standaard btw-tarief is ingevoerd, selecteert het systeem automatisch dat btw-tarief.

*Het instellen van standaard btw tarieven kan u veel tijd schelen bij het invoeren van de inkomende facturen. Om een standaard btw-tarief in te stellen voor het huidige grootboek klikt u eenmaal op de gekoppelde grootboekrekening. In hoofdstuk 10.1.4 kunt u teruglezen hoe u de grootboeken beheert.

• Prijs incl.: Voer het factuurregel bedrag inclusief btw in.

*Op het moment dat u het factuurregel bedrag exclusief BTW invoert, zal BaseNet automatisch het factuurregel bedrag inclusief btw berekenen. Dit werkt ook omgekeerd met het invullen van het inclusieve bedrag.

• Project: Indien van toepassing koppel het project waarvoor u de kosten gemaakt heeft.

• Doorbelasting: Indien u de gemaakte kosten direct in rekening wilt brengen bij uw cliënt koppelt u hier het product dat gebruikt zal worden als doorbelasting.

!Koppel alleen het project en het product bij “Doorbelasting” wanneer de gemaakte kosten direct doorbelast moeten worden aan de klant. Wanneer alleen de kosten zichtbaar moeten zijn in het project, maar u dit niet direct wenst door te belasten koppel dan alleen het project en niets bij de doorbelasting.

15. Klik op of om de inkomende factuurregel op te slaan en direct een nieuwe inkomende factuurregel in te voeren. Klik op om de inkomende factuurregel op te slaan en naar het invoerscherm van de inkomende factuur terug te keren.

16. Wanneer alle factuurregels ingevoerd zijn, klik op om de inkomende factuur op te slaan en een nieuw scherm te openen om een nieuwe inkomende factuur in te voeren.

17. Klik op om de factuur op te slaan en het scherm van de inkomende factuur te sluiten.

!Bij het opslaan van de factuur vraagt BaseNet of de factuur op geboekt moet komen te staan. Wanneer de factuur op geboekt staat, worden de ingeboekte regels doorgevoerd naar de grootboekmutaties. Wanneer deze vraag niet in het scherm naar voren komt, is de factuur niet goed ingevoerd. Er zal dan mogelijk een verschil zitten in het bedrag van de factuur en het bedrag van de ingeboekte factuurregels. Controleer de factuurregels en corrigeer deze waar nodig om de factuur te kunnen bewaren.

Copyright © 2024 BaseNet — Powered by