In dit hoofdstuk leest u alles over de functie Veilig delen. BaseNet stelt onze gebruikers in staat om meerdere, grotere bestanden in één keer, op een veilige manier te delen. Hierbij maken we gebruik van zowel het e-mailadres als een sms-code om een download-link en een verificatie code te versturen. De kosten hiervoor zijn € 0,20 per ontvangen sms-code. Om aan verdere veiligheidsnormen te voldoen heeft het delen van de bestanden tevens een door u te configureren beperkte levensduur. Middels een gebeurtenissenlog wordt getoond wat de ontvanger vervolgens met de download-link heeft gedaan, en kunt u specifieke deelacties intrekken.
Veilig delen vanuit het Documenten & E-mails
Stap 1: Start de selectie
Vanuit Correspondentie, Documenten & E-mails kunt u een selectie maken van de bestanden die u extern wilt delen. Kies vervolgens middels de Actieknop aan de rechterkant voor Veilig delen.
Stap 2: Selecteer relatie
Geef aan met welke relatie u deze selectie van bestanden wilt delen. De relatie binnen het systeem dient te beschikken over een mobiel telefoonnummer waarop de verificatie ontvangen kan worden.
Stap 3: Pas selectie en/of Voorkeursinstellingen aan
Nadat u een relatie heeft ingevoerd, zoals beschreven in Stap 2, en u klikt op Veilig delen, krijgt u een overzicht van de geselecteerde bestanden en kunnen eventueel andere voorkeursinstellingen worden meegegeven.
- Voeg eventueel meer documenten toe aan de selectie of verwijder een document uit de selectie met de Plus- en Verwijderknop aan de rechterkant.
- Bepaal de Geldigheid van de link (twee uur, een dag, drie dagen of een week)
- Klik op de Verzendknop om deze bestanden te delen.
Stap 4: E-mail opstellen
Nadat u op de Verstuurknop heeft geklikt, krijgt u de standaard e-mail met daarin de download-link. Eventueel kunt u in deze deze standaard e-mail knippen en in uw huisstijl plakken. Uiteraard is hierbij wel belangrijk dat de download-link intact blijft.
Wat krijgt de ontvanger te zien?
De ontvanger krijgt uw e-mail met daarin de download-link. De ontvanger voert de volgende drie stappen uit om de documenten te downloaden.
- Eigen mobiele nummer opgeven: dit nummer moet overeenkomen met het bij u bekende nummer.
- Ontvangen sms-code invoeren: dit wordt alleen verzonden naar bij u bekende nummer.
- Bestanden downloaden: alle bestanden zijn voorzien van het correspondentienummer en worden tezamen in een zip-bestand aangeboden.
Stap 5: Laatste check, Gebeurtenissenlog
In het zoekscherm Veilig delen en in de relatie- en projecthistorie, krijgt u een overzicht van alle gedeelde bestanden:
Veilig delen starten vanuit het zoekscherm Veilig delen:
Onder Correspondentie in het hoofdmenu treft u de optie Veilig delen. Hier vindt u alle reeds veilig gedeelde resultaten. Door gebruik van de filters is het eenvoudig te achterhalen wie wat en in welk project met welke relatie heeft gedeeld.
Start een nieuwe Veilig delen door op het plusje 
te klikken (zie afbeelding hierboven). U krijgt vervolgens dit scherm te zien (afbeelding hieronder).
- Vul het Project en de Relatie in (let wel op: voor twee-factor-authentificatie van deze functie dient u te beschikken over het mobiele nummer van de ontvanger)
- Bepaal de Geldigheid van de link (twee uur, een dag, drie dagen of een week)
- Klik vervolgens op Bewaar.
- Klik vervolgens op het plusje om documenten toe te voegen. (U wordt omgeleid naar Documenten & E-mails van het gekoppelde project)
- Eventueel foutief geselecteerde documenten kunt u uit de selectie verwijderen middels de Verwijderknop.
- Tip: wilt u documenten uit een ander project/relatie delen, klik dan op het plusje en in het scherm Documenten & E-mails zoekt u op een ander project/relatie.
- Bent u klaar met de selectie, klik op de Verstuurknop.
- Er wordt een e-mailscherm geopend voorzien van de download-link en een standaard tekst. U kunt deze tekst knippen en in uw eigen huisstijl template plakken of de inhoud wijzigen. Belangrijk hierbij is dat de #.download-link intact blijft.
