De geldstromen van schuldenaren en naar cliënten behoren feitelijk niet in uw administratie. Hierdoor zal er vaak, zo niet altijd, gewerkt worden met een derdengelden administratie voor incassozaken.
De derdengelden administratie is geïntegreerd in de incassomodule met uw eigen administratie. Hierdoor is het mogelijk om incassodossiers op te nemen in uw eigen administratie en deze samen te laten werken met de derdengelden administratie waar de geldstroom zich bevindt.
In hoofdstuk 10 vindt u de handleiding van de administratiemodule. Hieronder zal verder uitleg gegeven worden over de samenwerking tussen de twee administraties.
Indien u al gebruikt maakt van een derdengelden administratie, adviseren wij om een aparte rekening te gebruiken voor incassodossiers.
Indien u geen gebruik maakt van een derdengelden administratie, maar u gebruikt wel de administratiemodule neem dan toch dit hoofdstuk door tot het afboeken van de facturen. Tot dit gedeelte maakt het niet uit of u de derdengelden administratie gebruikt of niet, dit werkt namelijk hetzelfde.
7.2. Ontvangen bankbetalingen van wederpartij
Administratie-> Dagboeken-> Bank derdengelden
U kunt de bankmutaties handmatig invoeren, maar u kunt deze ook importeren (zie hoofdstuk 10). Wanneer mutaties geïmporteerd worden en het dossiernummer is vermeld, worden de mutaties automatisch gekoppeld aan het grootboek incasso tussenrekening en wordt tevens het dossier gekoppeld.
Indien een ontvangen bedrag betrekking heeft op een incassodossier dient u het grootboek 2000 ‘Incasso tussenrekening’ te selecteren.
Het incassodossier selecteert u vervolgens bij het veld project. Zie onderstaande afbeelding:
Klik op bewaar/sluit
Ga op deze manier alle regels af in het bankboek. Wanneer u klaar bent met het afhandelen van alle mutaties, kunt u het bankboek op geboekt zetten.
Indien u nu terugkeert naar uw incassodossier zal u zien dat het openstaande bedrag verlaagd is naar 0,00. Bij totaal ontvangen en totaal te verrekenen staan nu bedragen. Zie onderstaande afbeelding:
Deze bedragen ziet u ook in het zoekscherm van de incassodossiers, u hoeft dus niet het dossier te openen om te bekijken of er bedragen zijn ontvangen of verrekend.
7.3. Bedragen verrekenen met uw cliënt
Indien het totale bedrag van de incassodossier is voldaan, kunt u de bedragen verrekenen met uw cliënt. U kunt er ook voor kiezen om bedragen eerder te verrekenen. In het incasso zoekscherm kunt u de status van het contract omzetten naar factureren/sluiten en met als reden gereed: voldaan.
Advocatuur-> Incassofacturatie
De status van een incasso om deze te factureren staat standaard op factureren / sluiten en facturen / annuleren.
Indien u ook uren heeft bijgehouden in het dossier, worden de uren hier ook direct gefactureerd.
Klik op zoek. Zie onderstaand scherm:
In de kolom afspraken ziet u de onderdelen die gefactureerd gaan worden. Vink de Incassodossier(s) aan en klik op maken / bijwerken facturen
De factuur wordt aangemaakt. Zie onderstaand scherm:
Indien de factuur in orde is, kunt u deze verwerken en versturen. Wanneer een incassodossier de status factureren / sluiten heeft, zal het incassodossier automatisch gesloten worden bij de verwerking van de factuur. Wanneer de status is factureren / annuleren, zal het dossier geannuleerd worden.
Om de facturen te betalen kunt u gebruik maken van het zoekscherm ‘openstaande debiteuren’ Aministratie-> overzichten-> openstaande debiteuren actueel
In dit zoekscherm kunt u een betaalbestand aanmaken. Incassodossiers beginnen met de code ‘IN’. U kunt het zoeken vergemakkelijken door op projectcode te zoeken. Vul hier dan in ‘IN’. Alle facturen die gekoppeld zijn aan incassodossiers en nog openstaan, komen vervolgens in beeld.
Wanneer facturen precies op 0 Euro uitkomen en er is wel omzet in geboekt, dan dienen deze facturen evengoed afgeboekt te worden via de knop Afboeken incassofacturen. Zet dan een vinkje bij ‘toon nulfacturen vanuit incassodossiers die nog moeten worden afgeboekt.’ Facturen die betrekking op incassodossiers en die nog niet zijn afgeboekt via afboeken incassodossiers, zullen in de zoekresultaten naar voren komen.
De facturen die u wilt gaan overmaken naar uw cliënt(en) kunt u selecteren door een vinkje voor te zetten. Klik vervolgens op Afrekenen incassodossiers. Onderstaande pop-up verschijnt in beeld:
De facturen staan in uw administratie, maar de betaling geschiedt via de derdengelden administratie. Selecteer hier dan ook het rekeningnummer van de derdengeldenrekening.
Sla dit bestand lokaal op en importeer dit vervolgens in de bankomgeving van de derdengeldenrekening.
Nadat u de facturen via de derdengeldenrekening heeft overgemaakt, kunt u de facturen afboeken. Klik op Afboeken incassodossiers. Onderstaand scherm verschijnt nu:
Deze afboeking zorgt ervoor dat de debiteur wordt afgeboekt, deze is / wordt namelijk betaald via de derdengeldenrekening.
Het bedrag dat verrekend dient te worden met de cliënt wordt tijdens deze boeking ook afgeboekt.
Het bedrag aan omzet dat overgemaakt dient te worden van de derdengeldenrekening wordt opgeboekt. Dit wordt gedaan op het grootboek 2020 ‘Nog te ontvangen van derdengelden’.
Het bedrag dat op het grootboek 2020 ‘Nog te ontvangen van derdengelden’ debet op de balans staat in de eigen administratie, is een tegoed van de derdengeldenrekening in verband met de omzet die gerealiseerd is met de Incassomodule.
Ook in de derdengelden administratie dient de verrekening naar uw cliënt te worden geboekt. Hiervoor gebruikt u met een verrekening dezelfde grootboeken als uw eigen administratie. Een betaling naar uw cliënt, die te maken heeft met een verrekening boekt u op het grootboek: 2010 ‘Tussenrekening incasso naar cliënt’
Er is nu een verschil opgetreden tussen het grootboek 2000 ‘Incasso tussenrekening’ en het grootboek 2010 ‘Tussenrekening incasso naar cliënt’ in de derdengelden administratie. Dit verschil bedraagt de omzet.
Indien een bedrag wordt overgemaakt van de derdengelden administratie naar uw eigen administratie dat betrekking heeft op de omzet die geboekt is, dient u dit te boeken op het grootboek 2020 ‘Nog te ontvangen van derdengelden’ in beide administraties.
