10.2.2 Uitgaande facturen

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe (losstaande) uitgaande facturen aangemaakt kunnen worden in het verkoopboek. Zie hoofdstukken 3.3 en 3.4 meer informatie over hoe u facturen maakt vanuit een dossier. Voor het crediteren van een factuur dient u naar stap 13 te gaan.

1. Ga links in het menu naar Administratie ➤ Dagboeken ➤ Verkoopboek ➤ Uitgaande facturen (of Administratie ➤ Facturen indien u niet beschikt over de administratiemodule.)

2. Om een nieuwe uitgaande nota aan te maken, klik rechts in het scherm op . Onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Ordernummer: Vul hier het order nummer in indien van toepassing.

• Administratie: Selecteer de administratie waarop de uitgaande factuur betrekking heeft (alleen van toepassing wanneer u over meerdere administraties beschikt).

• Status: Een nieuwe uitgaande factuur heeft standaard de status “Wacht”. U hoeft deze tijdens het invoeren van de uitgaande factuur niet wijzigen.

• Verzenddatum: Voer indien gewenst de verzenddatum in. BaseNet zal op basis van de verzenddatum automatisch de vervaldatum berekenen. Wanneer er geen datum wordt ingevuld, wordt automatisch de datum van verwerking aangehouden.

• Vervaldatum: Voer de vervaldatum in. Als deze automatisch is ingevoerd door BaseNet dan kunt u deze altijd aanpassen.

• Boekjaar: Voer het boekjaar in waarop de uitgaande factuur betrekking heeft. Bij het gebruik van een exportkoppeling naar een extern boekhoudpakket dient het boekjaar overeen te komen met de factuurdatum.

• Periode: Voer de periode in waarop de uitgaande factuur betrekking heeft. Bij het gebruik van een exportkoppeling naar een extern boekhoudpakket dient de periode overeen te komen met de maand van de factuurdatum.

• Dagboek: Selecteer in welk verkoopboek de uitgaande factuur in de administratie dient te worden geboekt (alleen van toepassing indien u over meerdere verkoopboeken beschikt).

• Factuur voor: Geef hier aan voor welke relatie de factuur bedoeld is.

• Factuur naar: Geef hier aan naar welke relatie de factuur verstuurd moet worden.

*Door een andere relatie in te voeren bij “Factuur naar” is het mogelijk een factuur voor klant X “per adres” naar de verzekeraar te sturen. Het is ook mogelijk een factuur voor klant X naar een contactpersoon van klant X te sturen, zodat de factuur ter attentie van een contactpersoon naar het bedrijf wordt verstuurd. In het laatste geval is het echter het gemakkelijkst de contactpersoon als factuurrelatie in het dossier in te voeren.

• Betaalwijze, Verzendwijze, IBAN-nummer en Fact. e-mailadres: Deze velden worden automatisch ingevuld, indien deze ingevuld staan in de debiteureninstellingen van de relatie.

*Via de knop Debiteurinstellingen is het mogelijk om per debiteur een standaard betaalwijze, verzendwijze, IBAN-nummer (t.b.v. automatische incasso), aangepaste betaaltermijn, e-mailadres (facturatie per e-mail) en de buitenlandse facturatie in te stellen. Deze instellingen worden automatisch overgenomen tijdens het aanmaken van uitgaande facturen. Het volgende invoerscherm zal in een nieuw venster worden geopend:

3. Dit scherm wordt gebruikt voor zowel de debiteuren als de crediteuren. Voor de uitgaande factuur kunt u de volgende velden gebruiken:
   - IBAN-nummer;
   - BIC-nummer, de BIC-code wordt automatisch toegevoegd, indien het IBAN-nummer correct is ingevoerd.

4. In het tabblad Debiteuren kunt u de volgende velden invoeren:
   - Standaard verzendwijze facturen;
   - Afwijkend e-mailadres t.b.v. facturen;
   - Betaalwijze (uitgaande facturen);
   - Vervaltermijn;
   - Type Uitgaande factuur (voor de buitenlandse facturatie).

5. Indien de velden zijn ingevuld, worden deze gegevens automatisch op de uitgaande factuur ingevuld de eerstvolgende keer wanneer u deze relatie selecteert. Klik op om terug te keren naar de uitgaande factuur.

6. De velden die hierboven beschreven worden, zijn uiteraard ook handmatig in te vullen/aan te passen. Gebruik van de debiteurinstellingen is niet verplicht, maar wordt wel aangeraden om zo efficiënt mogelijk te werken.

!Indien er bij Verzendwijze “Per e-mail” is geselecteerd, zal de factuur automatisch via de e-mail verstuurd worden bij het batch verwerken van de facturen. Zie punt 11.

• Project: Koppel de factuur aan een project of dossier (indien van toepassing).

7. Klik op . Het factuurnummer van de uitgaande factuur wordt automatisch aangemaakt door BaseNet en de ingevoerde gegevens worden opgeslagen. U kunt nu de uitgaande factuurregels aanmaken.

8. Klik in de uitgaande factuur op . Het onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Bedrijf(voor), Bedrijf(naar) en Project: Deze velden worden automatisch ingevuld, indien deze ingevuld staan in de uitgaande factuur.

• Product: Koppel het product dat gefactureerd moet worden.

*Met een product (en de bijbehorende grootboekrekening) worden de mutaties gegroepeerd in de boekhouding. In de meeste gevallen zult u waarschijnlijk gebruik maken van de producten “belaste verschotten” (met btw) en “onbelaste verschotten” (zonder btw).

• Prijs: Voer hier de totaal prijs in. Indien het een product met btw betreft, voert u hier het exclusieve bedrag in.

• Aantal: Geef aan hoeveel producten/artikelen gefactureerd moeten worden.

*De totaalprijs inclusief zal worden aangepast door het aantal te vermenigvuldigen met de prijs. U kunt bij Prijs ook het volledige bedrag invoeren en het aantal op “1” laten. De standaard (PDF) factuur zal namelijk alleen het totaal van een factuurregel tonen.

• BTW: Het btw-tarief wordt automatisch ingevoerd aan de hand van het gekozen product. U kunt eventueel een andere btw-code selecteren die van toepassing is. Het bedrag inclusief btw zal automatisch berekend worden.

!Indien u gebruik maakt van een exportkoppeling naar Twinfield of Exact Online mag u de btw code niet aanpassen. Selecteer een ander product, zodat u direct de juiste gebruikt.

• Omschrijving / Informatie factuur: De standaard factuurregel omschrijving van het product wordt automatisch ingevoerd. U kunt indien gewenst deze omschrijving aanpassen.

9. Klik op om de uitgaande factuurregel op te slaan en direct een nieuwe uitgaande factuurregel in te voeren. Klik op om de uitgaande factuurregel op te slaan en naar het invoerscherm van de uitgaande factuur terug te keren.

*Wanneer u alle factuurregels heeft ingevoerd, kunt u de uitgaande nota controleren middels een voorbeeld. Klik onder op “Print factuur” om het voorbeeld in Word te zien of klik op “Voorbeeld e-mail” om de begeleidende e-mail als ook het voorbeeld in PDF te kunnen bekijken. Indien alles naar wens is, kunt u de factuur definitief maken middels stap 10.

10. Indien het voorbeeld naar wens is, kunt u de factuur definitief maken door deze te verwerken. Wanneer u facturen per nota wilt verwerken, klikt u in de uitgaande factuur onder op “Verwerk en open e-mail” of op “Verwerk en print”. De begeleidende e-mail of de print versie in Word zullen geopend worden en de factuur zal de status “Gefactureerd” krijgen.

11. Het is ook mogelijk meerdere facturen in één keer te verwerken. Hierbij maakt u alle uitgaande facturen aan en klikt na het invoeren van de nota op om terug te keren naar het uitgaande facturen scherm. Vink de conceptfacturen (met de status “Wacht”) die u wenst te verwerken aan en klik rechts in het scherm op . Het onderstaand invoerscherm wordt in een nieuw venster geopend:

• Extra factuur informatie wordt toegevoegd aan bestaande info: Hier kunt u eventueel extra informatie meegeven in de facturen. Mogelijk dient uw factuurtemplate aangepast te worden om gebruik te maken van dit veld.

• Factuur verzenddatum, Boekjaar en Periode: Bij het verwerken zal bij alle facturen de aangegeven verzenddatum, boekjaar en periode worden ingevuld. Indien dit niet gewenst is, dient deze velden leeg te maken. Reeds ingevulde verzenddata, boekjaar en periode van elke factuur blijven dan onveranderd.

• Print ook facturen die digitaal verstuurd worden: Vink dit veld aan indien u ook een print versie wilt inzien en/of afdrukken van de facturen die per e-mail verstuurd zullen worden bij het verwerken.

*Door op de knop “Print” te klikken, kunt u de facturen nog controleren en direct uitprinten.

12. Klik op “Verwerk facturen” om de facturen definitief te verwerken. De status van de facturen wordt hiermee direct gewijzigd naar “Gefactureerd”.

!Met de bulk verwerking worden facturen met als verzendwijze “Per e-mail” op de achtergrond verstuurd. De begeleidende e-mail wordt dus niet geopend. Zodra de facturen verwerkt zijn en de status “Gefactureerd” hebben gekregen, kunnen deze in principe niet meer aangepast worden. Het is na het verwerken alleen nog mogelijk bijvoorbeeld de vervaldatum te wijzigen.

*Wanneer u met de administratiemodule werkt, wilt u in sommige gevallen de vervaldatum wijzigen, interne opmerkingen plaatsen en aangeven of er wel of geen herinneringen dienen worden te verstuurd voor de uitgaande nota. Open de factuur, wijzig de vervaldatum, plaats een interne opmerking en/of vink aan of er een herinnering dient te worden verstuurd. Klik daarna onder op “Wijzig vervaldatum, interne opmerkingen en wel/geen herinnering”. Alleen met die knop kunt u de aanpassingen bewaren. U kunt het scherm hierna weg klikken.

Crediteren

13. Om een factuur volledig te crediteren, open de factuur en klik onder op “Creëer creditfactuur”. Er wordt dan een nieuwe factuur aangemaakt in een nieuw venster waarin de originele factuur volledig gecrediteerd zal worden. Dit houdt in dat alle uren en dergelijke van de originele nota weer vrijgegeven worden. Verwerk de creditfactuur middels de opties “Verwerk en open e-mail” of “Verwerk en print”. Indien uw kantoor gebruik maakt van de administratiemodule kunt u de originele factuur met de creditnota afboeken.

!Zodra u op “Creëer creditfactuur” heeft geklikt, wordt direct alles van de originele nota vrijgegeven ongeacht of u de creditfactuur verwerkt of annuleert.

*Wanneer u een factuur deels wilt crediteren, kunt u een nieuwe uitgaande nota maken zoals hierboven toegelicht wordt. U dient alleen in de uitgaande factuurregel(s) bij Prijs het bedrag wat u deels wilt crediteren, in te voeren met een min-teken ervoor.