Manual

5.1 Dossier aanmaken

Ga links in het menu naar Accountancy ➤ Dossiers

Klik op om het onderstaande scherm te tonen:

In het bovenste deel van het dossierscherm dient u de relaties in te voeren [een contactpersoon, bedrijf of particulier] en medewerkers [behandelend medewerker en verantwoordelijk medewerker]. Deze laatste twee zijn altijd medewerkers van het kantoor.
Het is mogelijk om de relaties aan te maken tijdens het invoeren van het dossier of een bestaande relatie te koppelen.
Om een nieuwe relatie in te voeren klikt u op het plusje . Vervolgens opent er een nieuw venster waar u de gegevens van uw relatie kunt invullen. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren.

In het onderste scherm staan een aantal tabbladen.

1. Tabblad Algemeen ➤

Hier dient een dossiertype geselecteerd te worden. De keuzes zijn:

  • Overig
  • Jaardossier: In de regel eronder het jaartal vermelden!
  • Permanent dossier

2. Tabblad Opmerkingen ➤

In het tabblad ‘Opmerkingen’ kunt u een korte omschrijving toevoegen aan het dossier. Onder “alert opmerking” kunt u belangrijke opmerkingen invullen

3.Tabblad Subdossiers ➤

In het tabblad Subdossiers is het mogelijk subdossiers aan te maken via het aan de rechterkant dan wel reeds aangemaakte subdossiers te wijzigen met het potloodicoontje.

4.Tabblad Financieel ➤

Onder het subtabblad Financiële afspraken – Financieel algemeen zijn een aantal velden. Hieronder een korte uitleg.
Verzamelfactuur: > hier dient gekozen te worden uit:

  • N.v.t.
  • Via factuurrelatie [Hiermee kunnen van dezelfde relatie meerdere dossiers tegelijk gefactureerd worden]

Fixed bedrag: Het bedrag dat ingevuld wordt in dit veld zal in rekening worden gebracht bij de facturatie. Er zullen geen uren in rekening gebracht worden. Doorbelastingen en eventuele kantoorkosten zullen wel in rekening worden gebracht.
Kantoorkosten: In het veld kantoorkosten kunt u per dossier de kantoorkosten ingeven. Als u beschikt over beheerdersrechten kunt u een standaard percentage voor kantoorkosten ingeven, uiteraard is een afwijking per dossier mogelijk.
Voorschot: Als u met een voorschot wilt werken kunt u in het veld voorschot een bedrag invoeren. Bij de eerste nota welke u aanmaakt zal dit voorschotbedrag in rekening gebracht worden. Bij het aanmaken van een tweede nota zal het systeem het voorschot automatisch verrekenen. De velden “voorschot gefactureerd” en “voorschot verrekend” tonen direct wat er aan voorschot in rekening is gebracht en hoeveel er al is verrekend aan voorschot.
Reiskosten: Als u met reiskosten wilt werken kunt u kiezen voor:

  • Reiskosten per bezoek
  • Een tarief per kilometer
    De reiskosten per bezoek kunt u per dossier ingeven of via beheer op hoofdniveau. Het kilometertarief is enkel in te stellen op dossierniveau. Vergeet niet bij het invoeren van uw uren het veld “reiskosten” op “ja” te zetten om reiskosten mee te nemen. Als u met een kilometertarief werkt dient u bij het invoeren van uren ook uw kilometers in te geven. Zie de screenshot hieronder ter verduidelijking:

Het instellen van uurtarieven:

  1. ‘Basis uurtarief per medewerker en/of type werkzaamheid’ (zie Bedrijfsinstellingen ➤ Uren ➤ Uurtarieven ) tenzij één van de onderstaande tarieven in ingesteld
  2. Uurtarief per debiteur (via de debiteurinstellingen in een dossier en/of links via het actiemenu in de betreffende relatiekaart): dit overschrijft het tarief van de bedrijfsinstellingen en geldt op alle dossiers/projecten van de relatie tenzij de onderstaande tarieven zijn ingesteld
  3. Standaard uurtarief in het dossier/project (zie tabblad Financieel ➤ Financiële afspraken ➤ Uurtarieven ): dit overschrijft het uurtarief per debiteur en geldt voor alle medewerkers die in dat dossier/project werken. Dit standaard tarief is ook in één keer via de bedrijfsinstellingen in te stellen voor nieuw aan te maken dossiers via Uren ➤ Standaard uurtarief project )
  4. Afwijkend uurtarief per medewerker en/of type werkzaamheid in het dossier/project (tabblad Financieel ➤ Financiële afspraken ➤ Uurtarieven ) via ‘Nieuw’ (plusicoon): dit tarief overschrijft alle bovengenoemde opties

Bij opties 3 en 4 zult u in het geval van een wijziging handmatig per dossier de tarieven dienen aan te passen.

Standaard zijn de uurtarieven zoals dat ingesteld staat via de instellingen exclusief.
Het is anders als de module producten/diensten is aangepast en het filter is gezet op prijs incl. Dan wordt alles, waaronder ook de uurtarieven, inclusief berekend.