Incassodossiers
Advocatuur ➤ Incasso
Klik op Nieuw 
. Onderstaand scherm verschijnt nu:
De behandelend- en verantwoordelijk medewerker worden direct ingevuld met de medewerker die het incassodossier aanmaakt. Indien nodig zijn de medewerkers aan te passen.
De cliënt is de schuldeiser. Hier kunt u de cliënt selecteren. Indien de relatie nog niet bestaat, kunt u een nieuwe relatie aanmaken. Klik u op het icoontje met het plusje (naast het vergrootglas). Vervolgens opent er een nieuw venster waar u een nieuwe relatie kunt aanmaken. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren.
De wederpartij is de schuldenaar. Hier dient de debiteur van uw cliënt geselecteerd te worden. Indien de relatie nog niet bestaat, kunt u een nieuwe relatie aanmaken. Klikt u op het icoontje met het plusje (naast het vergrootglas). Vervolgens opent er een nieuw venster waar u een nieuwe relatie kunt aanmaken. Klik vervolgens op bewaar om de relatie te bewaren.
Als u eerst de relaties wilt aanmaken kunt u dit doen via het menu: relatiebeheer. Kies vervolgens voor de soort relatie (particulieren, bedrijven of contactpersonen). Klikt op nieuw aan de rechterzijde van het scherm om de relatie aan te maken. Om de relatie vervolgens te koppelen in het dossier vult u het percentageteken en een deel van de naam in en klikt u op ‘tab’ om de relatie te koppelen.
De naam van het incassodossier wordt automatisch gegenereerd aan de hand van de cliënt en de wederpartij die u hebt geselecteerd in het incassodossier.
In het veld eigen referentie kunt u een referentie meegeven, bijvoorbeeld als dit dossier vanuit een ander systeem komt. Op deze referentie kan ook gezocht worden.
In het veld referentie cliënt kunt u de referentie van uw klant ingeven. Hier kan de klant in het klantenportaal op zoeken.
Klik op bewaar. U kunt nu de vordering(en) toevoegen in het tabblad vorderingen in het incassodossier. Klik op Nieuw . Onderstaand scherm verschijnt nu:
In het veld (fact./decl. nr.) vult u het factuurnummer in van uw cliënt.
In het veld datum (fact./decl.) vult u de factuurdatum van de factuur in.
In het veld verval datum vult u de vervaldatum in.
In het veld bedrag vult het openstaande factuurbedrag in.
U kunt eventueel nog opmerkingen plaatsen bij de vordering. Indien u meerder vorderingen wilt invoeren, klik dan op bewaar/nieuw.
Indien u klaar bent met het invoeren van de vorderingen klik dan op bewaar/sluit.
Indien u gebruik maakt het klantenportaal worden alle hiervoor gaande stappen door uw eigen klant uitgevoerd.
Na het invoeren van de vordering(en), dient u het incassodossier bij te werken. Voor de incassokosten kunt u gebruik maken van de staffel Wet incassokosten. De staffel Voorwerk II blijft nog beschikbaar. Tevens kunt u een eigen percentage of staffel aanmaken. Kijk hiervoor in paragraaf Incasso staffels. Het voorwerk II of de zelf aangemaakte incassopercentage en de rente zullen vervolgens automatisch berekend worden.
Klik op bijwerken incasso.
Een incassodossier dat bijgewerkt is ziet er als volgt uit:
De rente wordt berekend vanaf de vervaldatum tot de rentedatum. Deze rente wordt opgeteld bij de hoofdsom. U kunt de renteberekening bekijken door het incassodossier in het zoekscherm aan te vinken en vervolgens het overzicht ‘renteberekening’ te kiezen aan de rechterkant. De renteberekening zal in Word geopend worden.
Er is ook de mogelijkheid om geen incassokosten in rekening te brengen, maar alleen de rente. Selecteer dan bij in het pulldown van de incassokosten ‘geen kosten’.
De proceskosten, dossierkosten, aanvullende kosten en overige kosten kunnen handmatig aangevuld worden.
De BTW over de incassokosten staan standaard op NVT. Indien de klant BTW plichtig is, dient de BTW niet doorbelast te worden naar de wederpartij.
Ga naar het tabblad: Financieel ➤ Incasso
Hier kunt u aangegeven of de incassokosten doorbelast dienen te worden. De rente over de vorderingen kunnen eventueel ingehouden worden bij de verrekening. Tevens kunt u een provisiepercentage over het geïncasseerde bedrag aangeven, de dossierkosten invullen en minimumkosten invullen die u naar de cliënt wilt factureren. In paragraaf Incasso staffels staat beschreven hoe u een staffel aanmaakt.
In dit scherm bestaat ook de mogelijkheid om van het incassodossier een urendossier te maken, waarbij de uren die geschreven zijn gefactureerd worden. Vaak is dit in het begin niet het geval, maar later in het proces wel. Wanneer het incassodossier over gaat naar een urendossier vult u hier met het pulldown menu ja en tevens de datum in.
Ook kunt u ervoor kiezen om een vast bedrag te factureren naar de klant, dit stelt u in onder het tabblad “Project info”. Alle andere financiële afspraken worden vervolgens genegeerd. Het enige wat in rekening gebracht wordt bij de klant is het vaste bedrag.
Na het invoeren van het dossier, zet u de status van dit dossier om naar nieuw.
Klik op bewaar/sluit.
Indien er meerder dossiers door u of door uw cliënten zijn ingevoerd kunt u gebruik maken van ons incassoscherm. In dit scherm kunt u de status en de eerstvolgende taken van de incassodossiers bekijken.
