As configurações iniciais do módulo de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) envolvem a definição do código automático, tipos de documentos, campos customizados e relacionamentos.
Código automático
Para facilitar o cadastro de documentos e suas versões, é possível habilitar a geração automática de códigos. Essa funcionalidade permite padronizar os identificadores, garantindo organização e agilidade no processo.
No caso dos documentos, é possível definir um prefixo e o número de dígitos que o código deverá conter. Para as versões, além dessas opções, também é possível incluir elementos como o código da área, o tipo de documento e o código do próprio documento na estrutura do código gerado.
Se a opção “Utilizar código automático” não estiver habilitada, será necessário informar manualmente um código ao cadastrar a versão, pois esse campo é obrigatório.
Tipos de documentos
O tipo de documento permite classificar os documentos de forma adequada. Além da categorização, ele também define se o fluxo de aprovação será obrigatório. Caso a opção Tornar fluxo de aprovação obrigatório esteja marcada para determinado tipo, será necessário vincular um fluxo de aprovação à versão do documento. Essa versão só será considerada vigente após ser aprovada em todas as etapas definidas no fluxo.
O tipo de documento é um campo obrigatório no cadastro de qualquer documento.
Campos customizados dos documentos
Os campos customizados permitem incluir informações adicionais relevantes sobre os documentos. É possível criar diferentes tipos de campos, que estarão disponíveis para todos os documentos cadastrados. Esses campos são de preenchimento opcional e podem ser utilizados como filtros e colunas na tela gerencial, contribuindo para uma visualização mais rica e personalizada.
Relacionamentos
A seção de relacionamentos permite vincular documentos a outros itens do sistema, conforme os módulos ativos na plataforma. Os itens disponíveis para relacionamento incluem: indicadores, projetos, objetivos estratégicos, parâmetros, itens impactados e riscos.
Se essa funcionalidade estiver habilitada, será possível associar cada documento aos itens que ele impacta ou com os quais se relaciona diretamente.
