Las configuraciones iniciales del módulo de Gestión Electrónica de Documentos (GED) implican la definición del código automático, tipos de documentos, campos personalizados y relaciones.
Código automático
Para facilitar el registro de documentos y sus versiones, es posible habilitar la generación automática de códigos. Esta funcionalidad permite estandarizar los identificadores, garantizando organización y agilidad en el proceso.
En el caso de los documentos, se puede definir un prefijo y el número de dígitos que deberá contener el código. Para las versiones, además de estas opciones, también es posible incluir elementos como el código del área, el tipo de documento y el propio código del documento en la estructura del código generado.
Si la opción “Utilizar código automático” no está habilitada, será necesario informar manualmente un código al registrar la versión, ya que este campo es obligatorio.
Tipos de documentos
El tipo de documento permite clasificar adecuadamente los documentos. Además de la categorización, también define si el flujo de aprobación será obligatorio. Si la opción Hacer obligatorio el flujo de aprobación está marcada para un tipo determinado, será necesario vincular un flujo de aprobación a la versión del documento. Esta versión solo se considerará vigente después de ser aprobada en todas las etapas definidas en el flujo.
El tipo de documento es un campo obligatorio en el registro de cualquier documento.
Campos personalizados de los documentos
Los campos personalizados permiten incluir información adicional relevante sobre los documentos. Es posible crear diferentes tipos de campos, que estarán disponibles para todos los documentos registrados. Estos campos son opcionales y pueden ser utilizados como filtros y columnas en la pantalla de gestión, contribuyendo a una visualización más rica y personalizada.
Relaciones
La sección de relaciones permite vincular documentos a otros ítems del sistema, de acuerdo con los módulos activos en la plataforma. Los ítems disponibles para relacionar incluyen: indicadores, proyectos, objetivos estratégicos, parámetros, ítems impactados y riesgos.
Si esta funcionalidad está habilitada, será posible asociar cada documento a los ítems que impacta o con los cuales tiene relación directa.
