Reuniones
Introducción:
Las reuniones, especialmente las reuniones de resultados, son un hito de aprendizaje para la empresa: comprensión y compartición de los resultados, celebración de logros, análisis detallados y corrección de rumbo. En resumen, todos en la misma página y comprometidos con los proyectos y acciones esenciales para el futuro de la empresa.
Procedimientos:
Hay tres maneras de registrar una reunión. A través del Dashboard Individual, a través de Mis Tareas > Agenda o a través de Administrar > Reuniones.
1. Para registrar una reunión, accede a uno de los menús mencionados anteriormente y haz clic en + > Rellena el código de la reunión (si está configurado para ser automático, no es necesario completar) > Selecciona el área, el asunto, el lugar, la fecha y la hora de inicio y finalización, y guarda:
2. A continuación, ingresa el(los) participante(s) de la reunión.
¡Atención! Para que el participante reciba la invitación de la reunión por correo electrónico, debe tener una dirección de correo electrónico registrada, la opción “Enviar notificación también por correo electrónico” debe estar marcada y la configuración del servidor de correo electrónico debe estar funcionando.
Para verificar si el servidor de correo electrónico está funcionando, accede al menú Configuraciones generales > Pestaña Sistemas > Servidor de correo electrónico, y envía un correo electrónico de prueba a un correo válido.
3. Rellena la agenda de la reunión y guarda. En este momento, el participante recibirá un correo electrónico con el asunto “Confirmación de reunión”, donde deberá confirmar o rechazar su participación en la reunión; para ello, el participante debe estar logueado en el software. Al confirmar, recibirá otro correo, ahora con el asunto “Presencia confirmada”; en este correo vendrá un archivo invite.ics adjunto, que al ser clicado, podrá ser añadido al calendario de su correo.
4. Después de que se realice la reunión, es posible rellenar el acta de la misma y un plan de acción, si es el caso. Se puede insertar un anexo en el acta, enviarla por correo electrónico o exportarla en PDF:
Cómo crear recurrencia de reunión
Procedimientos:
1. Antes de guardar la reunión, haz clic en “¿Utiliza recurrencia?”. Al marcar esta opción, aparecerán los campos Número de ocurrencias, Recurrencias, Tolerancia (Días corridos, Días hábiles).
Supongamos que deseas registrar una reunión que deberá ocurrir mensualmente cada quinto día hábil. En este caso, en el campo Recurrencias, selecciona la periodicidad Mensual, en el campo Número de ocurrencias coloca la cantidad de veces que deseas que la reunión ocurra. Ej.: supongamos que deseas que esta reunión ocurra de abril/2022 a diciembre/2022, en este caso, ingresa el número 8, que se refiere a la cantidad de meses en los que la reunión deberá realizarse, sin contar el primer mes.
Observación: actualmente, no es posible dejar ocurrencias infinitas, es decir, no se puede dejar el campo Número de ocurrencias en blanco. Al colocar el número 0 (cero), la reunión ocurrirá solo en ese mes.
En el campo Tolerancia, coloca 5, que se refiere al quinto día, y selecciona la opción Días hábiles, que se refiere al quinto día hábil del mes.
Si deseas que la reunión ocurra, invariablemente, el día 05 de cada mes (sea día hábil o no), solo debes seleccionar la opción Días corridos.
Importante: actualmente, las reuniones recurrentes no tienen vínculo entre sí, es decir, al modificar/eliminar una, no se modifican/eliminan las otras.
Reglas:
- Como estándar, solo el responsable de la reunión puede modificar el acta de la misma. Para que un participante pueda modificar el acta, es necesario tener permiso en el perfil para Editar actas de reuniones que no están bajo su responsabilidad.
- Solo el responsable de la reunión puede insertar un plan de acción en ella.
- Solo el responsable de la reunión puede eliminarla o modificar los datos de registro, como: asunto, lugar, fecha, hora, etc.
Conclusión:
En este tema se demostró cómo se registra una reunión.