Cada documento permite registrar varias versiones. Las versiones pueden tener diferentes estados, de acuerdo a su etapa en el ciclo de vida:
- Borrador: versión que aún no está vigente, no ha pasado por un flujo de aprobación o no ha sido finalizada.
- Pendiente de aprobación: versión que está en proceso de aprobación pero no ha sido aprobada en todas las etapas.
- Vigente: versión cuya fecha de término es posterior a la fecha actual. Cuando hay flujo de aprobación (obligatorio u opcional), solo las versiones aprobadas en todas las etapas se tornan vigentes.
- Vencido: versión cuya fecha de término ya ha pasado.
- Concluido: versión que ha sido finalizada y ya no está en uso.
- Reprobado: versión que ha sido rechazada en alguna etapa del flujo de aprobación.
Para registrar versiones de un documento, acceda a la edición del documento y luego haga clic en la pestaña “Versiones”.
Los campos obligatorios para el registro de la versión son:
*Fecha de inicio
*Fecha de término
*Archivo de la versión
Para incluir el archivo de la versión, haga clic en el ícono de adjuntar:
El flujo de aprobación puede ser obligatorio u opcional, dependiendo del tipo de documento. Cuando el flujo no es obligatorio, pero se desea utilizarlo, es posible seleccionar un flujo para aplicarlo. Una vez enviada la versión para aprobación, seguirá el flujo normalmente y solo se tornará vigente tras la aprobación en todas las etapas definidas. Si es rechazada en alguna etapa, el estado cambiará a Reprobado.
Observación: no es posible mantener dos versiones vigentes del mismo documento. Para iniciar una nueva versión, es necesario concluir o finalizar la versión vigente. Además, no se permiten modificaciones en versiones concluidas.