Cada documento permite o cadastro de diversas versões. As versões podem assumir diferentes status, de acordo com o seu estágio no ciclo de vida:
- Rascunho: versão que ainda não está vigente, não passou por um fluxo de aprovação ou não foi finalizada.
- Pendente aprovação: versão que está em processo de aprovação, mas ainda não foi aprovada em todas as etapas.
- Vigente: versão com data de término superior à data atual. Quando há fluxo de aprovação (obrigatório ou opcional), apenas as versões aprovadas em todas as etapas se tornam vigentes.
- Vencido: versão cuja data de término já passou.
- Concluído: versão que foi finalizada e não está mais em uso.
- Reprovada: versão que foi rejeitada em alguma etapa do fluxo de aprovação.
Para cadastrar versões de um documento, acesse a edição do documento e, em seguida, clique na aba “Versões”.
Os campos obrigatórios para o cadastro da versão são:
- Data de início
- Data de término
- Arquivo da versão
Para incluir o arquivo da versão, clique no ícone de anexo:
O fluxo de aprovação pode ser obrigatório ou opcional, conforme o tipo de documento. Quando o fluxo não é obrigatório, mas deseja-se utilizá-lo, é possível selecionar um fluxo a ser aplicado. Uma vez que a versão é enviada para aprovação, ela entra no fluxo normalmente e só se tornará vigente após aprovação em todas as etapas definidas. Caso seja reprovada em alguma etapa, o status será alterado para Reprovada.
Observação: não é possível manter duas versões vigentes de um mesmo documento. Para iniciar uma nova versão, é necessário concluir ou finalizar a versão vigente atual. Além disso, não é permitido fazer alterações em versões concluídas.