Solución de Problemas
Introducción:
La Solución de Problemas, también conocida como Informe de Seguimiento, Informe de Desviación o Informe de no conformidades.
Es una herramienta básica que permite analizar los problemas, las causas y realizar el tratamiento adecuado para corregir la desviación y, así, priorizar la excelencia y calidad esperada por los gestores y por los clientes.
Imagina un cierto gobierno que está con el presupuesto en rojo. Los gestores se sientan, analizan, debaten y formulan diversas acciones y metas para alcanzar el equilibrio de las cuentas. Sin embargo, en el primer mes de implementación, se dan cuenta de que nada funcionó.
Para descubrir las posibles causas de no alcanzar las metas, es necesario evaluar qué factores contribuyeron a estas desviaciones. Esto puede realizarse a través de la Solución de Problemas. Un informe elaborado conjuntamente por los gestores responsables, cada vez que se observen desviaciones en relación a las metas acumuladas.
En este informe deben constar las desviaciones, cuáles fueron los factores que más influyeron en el resultado negativo y qué acciones se propondrán para que las causas sean corregidas.
Procedimientos:
Una Solución de Problemas se genera automáticamente de acuerdo con lo que se configuró en Configuraciones > Configuraciones generales > Faros > Posibilitar generación de Solución de Problemas.
A través del menú Configuraciones > Solución de Problemas, es posible configurar los campos y el comportamiento de los informes:
Solo considerar que una Solución de Problemas está completada, si hay acción registrada: marcando esta opción, el informe solo se considerará completado si hay una acción correctiva registrada en él.
Señalar en el faro el estado de la Solución de Problemas: marcando esta opción, si el informe está pendiente de llenado, aparecerá un punto de exclamación al lado del faro:
Y si está completado, aparecerá un tick:
Utilizar informe desfasado: con esta opción marcada, cuando hay una alteración del valor y el nuevo valor genera un nuevo informe, el informe del valor anterior que ya estaba completado queda con el estado desfasado. Ve en el tema Cómo funciona el flujo de Solución de Problemas/Informe de Seguimiento Desfasado
Habilitar envío automático de Solución de Problemas después de ser guardado: cuando esta opción está marcada, en la pantalla de resumen del ítem, se habilita un campo llamado “Colaboradores y correo electrónico Solución de Problemas”, en este campo se insertan los colaboradores que recibirán el informe por correo electrónico cada vez que sea guardado. ¡Atención! Asegúrate de que los colaboradores tengan una dirección de correo electrónico registrada.
Ser obligatorio tener acciones para todas las Causas: obliga a registrar una acción por cada causa registrada en el informe. ¡Atención! Causas sin acciones serán eliminadas automáticamente al guardar el informe.
Generar Solución de Problemas para valor acumulado: el estándar del software es generar el informe en los valores del período, pero al marcar esta opción, aparecen las opciones “Solo en el acumulado” y “En el período y en el acumulado”, pero solo una de ellas puede ser marcada. Al marcar la opción “Solo en el acumulado”, el informe se generará solo en los valores acumulados y al marcar la opción “En el período y en el acumulado”, el informe se generará en el valor del período y del acumulado.
Campos opcionales: aquí es posible definir qué campos serán o no utilizados en el informe y si estos serán de llenado obligatorio o no.
Habilitar gráfico: al habilitar esta opción, el gráfico del indicador aparece al visualizar el informe de solución de problemas:
Habilitar copiar: al habilitar esta opción, es posible copiar los datos de un informe a otro. Para esto, accede al informe pendiente > Haz clic en el ícono de copiar:
Selecciona un informe completado y confirma:
Al confirmar, presta atención a este mensaje que aparecerá:
Habilitar Orientación: al habilitar esta opción, aparecerá a un lado un campo de texto libre donde se podrán poner instrucciones a los usuarios sobre cómo llenar un informe de solución de problemas. Estas orientaciones también aparecerán en el informe en sí:
Cómo llenar un informe de Solución de Problemas
Para llenar un informe de solución de problemas, puedes acceder al menú Administrar > Solución de Problemas, localizar el informe que necesita ser llenado > hacer clic en los 3 puntitos > Editar:
O a través del propio indicador, haciendo clic sobre el faro.
Conclusión:
En este tema se demostró cómo se configura y llena un informe de solución de problemas.