Solução de Problemas, também conhecida como Relatório de Acompanhamento, Relatório de Desvio ou Relatório de não conformidades, é uma ferramenta que permite analisar os problemas, as causas e realizar o tratamento adequado para corrigir o desvio e, assim, priorizar a excelência e qualidade esperada pelos gestores e pelos clientes.
Imagine um certo governo que está com o orçamento no vermelho. Os gestores sentam, analisam, debatem e formulam diversas ações e metas para alcançar o equilíbrio das contas. Porém, no primeiro mês de implantação, percebem que nada funcionou.
Para descobrir as possíveis causas do não alcance das metas, é necessário avaliar quais fatores contribuíram para esses desvios. Isso pode ser realizado por meio da Solução de Problemas. Um relatório elaborado conjuntamente pelos gestores responsáveis, todas as vezes que forem observados desvios em relação às metas acumuladas.
Nesse relatório deve constar os desvios, quais foram os fatores que mais influenciaram para o resultado negativo e quais ações serão propostas para que as causas sejam corrigidas.
Procedimentos:
Uma Solução de Problemas é gerada automaticamente de acordo com o que foi configurado em Configurações > Configurações gerais > Faróis > Possibilitar geração de Solução de Problemas.
Através do menu Configurações > Solução de Problemas, é possível configurar os campos e o comportamento dos relatórios:
Somente considerar que uma Solução de Problemas está preenchida, se houver ação cadastrada: marcando essa opção, o relatório somente será considerado preenchido se houver uma ação corretiva cadastrada nele.
Sinalizar no farol o status do Solução de Problemas: marcando essa opção, se o relatório estiver pendente de preenchimento, um ponto de exclamação aparecerá ao lado do farol:
E se estiver preenchido, aparecerá um tick:
Utilizar relatório defasado: com essa opção marcada, quando há alteração do valor e o novo valor gera um novo relatório, o relatório do valor anterior que já estava preenchido, fica com o status defasado. Veja no tópico “Como funciona o fluxo de Solução de Problemas/Relatório de Acompanhamento Defasado”
Habilitar envio automático de Solução de Problemas após ser salvo: quando essa opção está marcada, no tela de resumo do item, é habilitado um campo chamado “Colaboradores e-mail Solução de Problemas”, nesse campo você insere os colaboradores que vão receber o relatório por e-mail toda vez que ele for salvo. Atenção! Certifique-se que os colaboradores possuem um endereço de e-mail cadastrado.
Ser obrigatório ter ações para todos(as) Causas: obriga o cadastro de uma ação a cada causa cadastrada no relatório. Atenção! Causas sem ações serão excluídas automaticamente ao salvar o relatório.
Gerar Solução de Problemas para valor acumulado: o padrão do software, é gerar o relatório nos valores do período, mas ao marcar essa opção, as opções “Somente no acumulado” e “No período e no acumulado” aparecem, mas apenas uma delas pode ser marcada. Ao marcar a opção “Somente no acumulado”, o relatório será gerado apenas nos valores acumulados e ao marcar a opção “No período e no acumulado”, o relatório será gerado no valor do período e do acumulado.
Campos opcionais: aqui é possível definir quais campos serão ou não utilizados no relatório e se estes serão de preenchimento obrigatório ou não.
Habilitar gráfico: ao habilitar essa opção, o gráfico do indicador aparece ao visualizar o relatório de solução de problemas:
Habilitar copiar: ao habilitar essa opção, é possível copiar os dados de um relatório para outro. Para isso, acesse o relatório pendente > Clique no ícone de copiar:
Selecione um relatório preenchido e confirme:
Ao confirmar, atente-se para essa mensagem que aparecerá:
Habilitar Orientação: ao habilitar essa opção, aparecerá ao lado um campo de texto livre onde poderão ser colocadas instruções aos usuários de como preencher um relatório de solução de problemas. Essas orientações também aparecerão no relatório em si:
Como preencher um relatório de Solução de Problemas
Para preencher um relatório de solução de problemas, você pode acessar o menu Gerenciar > Solução de Problemas, localizar o relatório que precisa ser preenchido > clicar nos 3 pontinhos > Editar:
Ou através do próprio indicador, clicando sobre o farol.
Conclusão:
Neste tópico foi demonstrado como se configura e preenche um relatório de solução de problemas.