O que é o Plano de Contas?
A funcionalidade “Plano de Contas” para Projetos, disponível apenas no Escritório de Projetos, permite aos usuários criar, gerenciar e monitorar o orçamento e as despesas de um projeto. Isso inclui a definição de categorias de custos, alocação de recursos financeiros, acompanhamento de gastos reais versus planejados, geração de relatórios financeiros detalhados e integração com sistemas de contabilidade. Esta funcionalidade ajuda a assegurar que os projetos se mantenham dentro do orçamento e fornecem uma visão clara da saúde financeira do projeto. Para esta funcionalidade, o usuário pode visualizar o orçamento do projeto através de contas que são apuradas mensalmente, permitindo trazer mais detalhes de seus gastos.
Como habilitar o Plano de Contas?
Para habilitá-la, o usuário deve acessar Configurações > Projetos e habilitar o campo “Utilizar Plano de Contas”, que permite que valores de custeio e investimento possam ser inseridos por contas, considerando períodos mensais, para projetos e ações.
Cadastro
Da mesma forma como o comportamento atual para inserção de valores de investimento e custeio funciona, o mesmo comportamento está presente para Plano de Contas. Ou seja, valores inseridos para ações serão somados para os valores de projetos, impossibilitando a inserção de valores direto em projetos. Caso os valores sejam inseridos em projetos, os valores de ações serão impossibilitados de serem inseridos.
Para o cadastro de Plano de Contas, há os seguintes caminhos disponíveis: Cadastro direto no software através da tela Cadastrar > Plano de Contas ou por importação com o arquivo “Plano de Contas”. Os campos disponíveis para cadastro são:
• Nome: Descrição da Conta. Campo obrigatório.
• Código: Código utilizado para identificação da Conta. Campo obrigatório.
• Tipo: Seleção entre investimento e custeio (despesa). Campo obrigatório.
• Registro superior: Campo para seleção de qual conta será superior a conta cadastrada. Campo opcional.
Inserção de Valores
Após o cadastro das contas, o usuário poderá inserir valores para elas. O registro de valores pode ser feito direto no software para projetos e ações na tela Acompanhar > Valores por projeto/ação e conta. Por enquanto, este é o único caminho para inserção de valores por ação e conta.
Os valores acumulados sempre serão apresentados como soma dos valores dos períodos.
Para inserção de valores por projeto e conta, o usuário ainda pode registrá-los por mais dois caminhos possíveis: por importação e por integração de dados. Esta última opção é disponível apenas para registro de valores de realizado por enquanto.
Para a importação de valores por projeto e conta, o usuário deve selecionar a opção “Valores por projeto e conta” presente em Ferramentas > Importar.
O arquivo de importação irá apresentar as seguintes colunas, todas obrigatórias:
• Código projeto: Campo para inserção do código do projeto.
• Código conta: Código referente à conta do projeto.
• Período: Período válido para a relação de conta por projeto. Para este campo devem ser inseridos valores de 1 a 12, correspondendo ao mês analisado.
• Ano: Ano válido para a relação de conta por projeto.
• Tipo: Seleção entre o tipo de valor a ser inserido entre meta, realizado e retificado – O campo “retificado” também é uma configuração adicional presente em Configurações > Projetos. Ele deve ser habilitado caso haja a necessidade de ter uma revisão do orçamento do projeto. Esta configuração também é disponível apenas para bases com o Escritório de Projetos disponível. Mais detalhes na seção “Valor retificado” nesta página.
• Valor: Valor a ser inserido na conta do projeto.
O cadastro de valor realizado de conta por projeto pode ser feito também por integração de dados. Para isso, o usuário deve ir em Ferramentas > Integração de Dados e criar uma conexão e consulta que possibilite a inserção de valores de contas para projetos, como mostra as imagens abaixo.
Dashboard
Uma forma de visualizar todas estas informações consolidadas por projetos é através do widget “Detalhamento de Plano de Contas” em Dashboards. Para este novo widget, a visualização permite que usuários possam selecionar um projeto e quais contas dele desejam ser identificadas no Dashboard. Entre as colunas disponíveis para exibição estão: Plano de Contas, Meta Acumulada, Realizado Acumulado e Retificado Acumulado. Nas imagens abaixo estão apresentados exemplos da tela de edição e visualização do widget.