Reuniões
As reuniões, especialmente as reuniões de resultados, é um marco de aprendizado da empresa: entendimento e compartilhamento dos resultados, celebração de conquistas, análises apuradas e correção de rumo. Enfim, todos na mesma página e engajados nos projetos e ações essenciais para o futuro da empresa.
Existem três maneiras de cadastrar uma reunião: pelo Dashboard Individual, pelo menu Minhas Tarefas > Agenda ou pelo menu Gerenciar > Reuniões.
1. Para cadastrar uma reunião, acesse um dos menus citados acima e clique em + > Preencha o código da reunião (se estiver configurado para ser automático, não há necessidade de preencher) > Selecione a área, o assunto, o local, a data e horário de início e término e salve:
2. Em seguida, insira o(s) participante(s) da reunião.
Atenção: para que o participante receba o convite da reunião por e-mail, ele precisa ter um endereço de e-mail cadastrado, a opção “Enviar notificação também por e-mail” precisa estar marcada e a configuração de servidor de e-mail deve estar funcionando.
Para verificar se o servidor de e-mail está funcionando, acesse o menu Configurações gerais > Aba Sistemas > Servidor de e-mail, e envie um e-mail de teste para um e-mail válido.
3. Preencha a pauta da reunião e salve. Neste momento, o participante receberá um e-mail com o assunto “Confirmação de reunião”, onde deverá confirmar ou recusar a sua participação na reunião; para isso, o participante precisa estar logado no software. Confirmando, ele receberá outro e-mail, agora com o assunto “Presença confirmada”; nesse e-mail virá um arquivo invite.ics em anexo, que ao ser clicado, poderá ser adicionado ao calendário do seu e-mail.
4. Após a reunião ser realizada, é possível preencher a ata dela e um plano de ação, se for o caso. É possível inserir um anexo na ata, enviá-la por e-mail ou exportá-la em PDF:
Como criar recorrência de reunião
Procedimentos:
1. Antes de salvar a reunião, clique em “Utiliza recorrência?”. Ao marcar essa opção, aparecerão os campos Número de ocorrências, Recorrências, Tolerância (Dias corridos, Dias úteis).
Suponhamos que você deseja cadastrar uma reunião que deverá acontecer mensalmente todo quinto dia útil. Neste caso, no campo Recorrências, selecione a periodicidade Mensal, no campo Número de ocorrências coloque a quantidade de vezes em que você deseja que a reunião aconteça. Ex.: suponhamos que você deseja que essa reunião ocorra de abril/2022 a dezembro/2022, neste caso, insira o número 8, que se refere à quantidade de meses em que a reunião deverá acontecer, sem contar com o primeiro mês.
Observação: atualmente, não é possível deixar ocorrências infinitas, ou seja, não é possível deixar o campo Número de ocorrências em branco.
Ao colocar o número 0 (zero), a reunião ocorrerá somente naquele mês.
No campo Tolerância, coloque 5, que se refere ao quinto dia, e selecione a opção Dias úteis, que se refere ao quinto dia útil do mês.
Se você quiser que a reunião aconteça, impreterivelmente, todo dia 05 de cada mês (sendo dia útil ou não), basta selecionar a opção Dias corridos.
Importante: atualmente, as reuniões recorrentes não têm vínculo entre si, ou seja, ao alterar/excluir uma, não altera/exclui as outras.
Regras:
- Como padrão, somente o responsável pela reunião pode alterar a ata dela. Para que um participante possa alterar a ata, é necessário ter permissão no perfil para “Editar atas de reuniões que não estão sob sua responsabilidade.”
- Somente o responsável pela reunião consegue inserir um plano de ação nela.
- Somente o responsável pela reunião pode excluí-la ou alterar os dados de cadastro dela como: assunto, local, data, hora etc.