O que é uma Matriz de Responsabilidades?
Uma matriz de responsabilidades é uma ferramenta utilizada na gestão de projetos para definir e documentar as responsabilidades de cada participante em relação às tarefas e atividades do projeto. Ela ajuda a esclarecer quem faz o quê, garantindo que todos os envolvidos saibam suas atribuições e responsabilidades, o que minimiza ambiguidades e facilita a execução.
Um exemplo de matriz de responsabilidades mais comum é a Matriz RACI, que organiza as responsabilidades em quatro categorias principais:
1. R (Responsible/Responsável): Quem é o responsável pela execução da tarefa. Essa pessoa realiza o trabalho para entregar o resultado.
2. A (Accountable/Autorizado): Quem é responsável pela aprovação e resultado final. É o “dono” da tarefa ou decisão e responde por ela.
3. C (Consulted/consultado): Quem deve ser consultado para fornecer informações ou orientações antes da execução ou decisão.
4. I (Informed/informado): Quem precisa ser informado sobre o progresso ou os resultados da tarefa, mas não participa diretamente.
Entre os principais benefícios do uso da matriz de responsabilidades, podem ser destacados:
• Clareza: Define papéis e responsabilidades de maneira simples e visual.
• Comunicação eficiente: Evita conflitos e mal-entendidos.
• Gestão de expectativas: Ajuda a alinhar os envolvidos com as metas e objetivos do projeto.
• Tomada de decisões: Facilita a identificação de quem deve ser envolvido em diferentes etapas.
A matriz de responsabilidades é especialmente útil em projetos complexos, com muitas partes interessadas e equipes multidisciplinares.
Como construir uma Matriz de Responsabilidades no EP?
Para que uma matriz de responsabilidades seja construída no EP, o usuário deve primeiro cadastrar as atividades e responsabilidades. Este registro pode ser feito em Configurações > Projetos > aba Cadastros > Matriz de Responsabilidades. Cada responsabilidade e atividade pode ser registrada, sempre informando um código de importação e uma descrição. Para o registro de responsabilidade, o usuário deve ainda definir uma cor que será apresentada como a cor de fundo para a visualização da responsabilidade de um colaborador para determinada atividade na matriz de responsabilidades.
Após os cadastros iniciais feitos, o usuário pode acessar a tela Gerenciar > Projetos e buscar pelo projeto que deseja inserir a matriz de responsabilidades no ícone “…” presente ao lado esquerdo do projeto.
Clicando em “Matriz de responsabilidades”, o usuário pode selecionar os colaboradores, atividades e responsabilidades que serão apresentados na matriz. As atividades serão exibidas como as linhas, os colaboradores como as colunas e as atividades como as células da matriz.
Alterações feitas podem ser visualizadas na aba Histórico.