4.4.6. Overflytte en lejer

Hvis en beboer af et lejemål, skal flyttes fra et lejemål til et andet lejemål, er det vigtigt at lejeperioder i systemet ligger rigtig efter overflytningen er pågået. Den økonomiske del må naturligvis passe, men lejeperioder som lejeren optager under et lejemål, anvendes til både forbrugsregnskaber og evt. rapportering.

Der kan sondres mellem 2 scenarier:

1. Lejer er endnu ikke oprettet i systemet

Er meget tidligt i forløbet at lejer ønsker at skifte lejemål og lejeren er endnu ikke oprettet i systemet og vælger udlejer at frafalde lejers hæftelse i forbindelse med det gamle lejeforhold, er det naturligvis kun nødvendigt at oprette lejeren på det nye lejemål.

Vil udlejer ikke lade lejer ”slippe ud af” det gamle lejeforhold før tiden, og hæfter lejeren derfor stadig for det gamle lejeforhold i en periode, bør lejeren oprettes 2 gange. Da ydelserne for 2 lejeforhold skal holdes adskilte overfor debitor, er ”best practice” er i denne situation at oprette en 2 debitorer ”en til det gamle lejeforhold” og ”en til det nye lejemål”. Benyttes nets oprettes ny nets aftale mv. også til den nye debitor. Når det gamle lejeforhold er stoppet, spærres den gamle debitor, således der fejlagtigt ikke posteres på denne.

Teknisk, er det også være muligt at anvende samme debitorkode på det nye og gamle lejemål, dvs. lade en debitorkode være på 2 lejerkort. Anvendes netsopkrævninger giver det en udfordring at Nets kun accepterer en opkrævning pr. kundenummer pr. dag. Opkrævningerne ville derfor her skulle håndbæres.

2. Lejer er oprettet i systemet

1. Vælger udlejer at frafalde det gamle lejeforhold og lader beboeren pr. kulance flytte til et nyt lejeforhold, der er ledigt er kan debitorkoden genbruges, hvilket er nyttigt såfremt der anvendes Nets. Aftalen med Nets er tilknyttet debitoren og ikke lejeren, hvorfor debitorkoden fra det gamle lejeforhold kan “genbruges” på de nye lejeforhold. a) Opret en ny lejer for det nye lejeforhold. Ofte vil der i denne proces blive oprettet en ny debitor i processen (men ikke nødvendigvis), grundet standardopsætningen. Denne nye debitor kan tilknyttet det nye lejeforhold kan slettes, b) Slet evt. ikke opkrævede rater knyttet det gamle lejerkort, c) Er der skabt transaktioner på det “gamle” lejeforhold skal disse tilbageføres, se procesbeskrivelsen her og c) det gamle lejerkort slettes, c) Debitoren fra det gamle lejeforhold tildeles det nye lejerkort.
2. Vælger udlejer ikke at frafalde det gamle lejeforhold bør der oprettes en ny debitor og følgelig en ny netsaftale, idet fordringer fra et lejeforhold ikke jurdiisk kan modregnes i et andet.