Årsafslutning - Manual til Dynamics Property

1. Formål

Nærværende beskrivelse omhandler alene lukning af regnskabsår, hvor der anvendes et styringsregnskab. Anvendes ikke styringsregnskaber, finder Dynamic NAV’s almindelige procedure for regnskabsafslutning anvendelse.
Nærværende beskrivelse dækker processen, der skal udføres ved lukning af regnskabsår i en forretningsklynge. Dvs. lukning af et regnskabsår for klientregnskaber/administrationsregnskaber først og dernæst styringsregnskabet.
Processen for lukning af regnskabsår følger i vid udstrækning NAV’s vanlige regnskabsafslutningsproces, herunder at en afsluttet regnskabsår ikke kan genåbnes. Et regnskabsår ikke må overspringes mv.
Brugen af en specialkladde og obligatorisk valg af visse dimensioner, adskiller lukningsprocessen i forbindelse med forretningsstyring sig fra standard processen. Funktionaliteten er speciel for Dynamics Property.

Derfor er forudgående afstemninger til det eksterne regnskab, afstemninger mellem klient-/ administrationsregnskab – ligesom ved den vanlige regnskabsafslutning – en meget vigtig del af processen.

2. Grundtrin i processen

Start med at bogføre alt, der vedrører regnskabsåret, herunder revisors efterposteringer.
Før alle poster i videre til klient-/ Administrationsregnskabet
Afstemt fra styringsregnskabet til hvert klientregnskab via rapporten ”Sammenligning af klientkonti”. Der bør ikke være afvigelser
Afstemt fra styringsregnskabet til administrationsregnskab via Rapporten ”Sammenligning af administrationskonti”. Der bør ikke være afvigelser
Afstem balanceudskriften i styringsregnskabet med eksternt udarbejdede regnskaber for klient- og administrationsregnskaber. Fokus er som ved en vanlig lukningsproces på: egenkapital, årets resultat, aktiver & passiver
Luk regnskabsår for alle regnskaber i forretningsklyngen. Sørg for at årene lukkes ét for ét, således at regnskabsårene lukkes i samme rækkefølge og at ingen perioder overspringes.
Nulstil resultatopgørelser. Der anvendes i hvert regnskab en ”specialkladde” til formålet. Poster i processen føres ikke rundt, hvilket er affødt af kladdens funktionalitet. I processen skal rette dimensioner vælges. Vælg et klientregnskab. Luk det. Luk samme klientregnskab i styringsregnskabet.
Anvend igen rapporterne ”Sammenligning af klientkonti” og ”Sammenligning af administrationskonti” – rapporterne køres med ”U” i slutdatoen.
Afslut med ”Opret finansoverførsel” – der burde ikke blive oprettet finansoverførsler af processen.

3. Regler

Et styringsregnskab føder posteringer til en række klientregnskaber. Styringsregnskaber + klientregnskaber benævnes forretningsklynke.

Luk årsregnskabet per forrtetningsklynge
Alle regnskaber i en forretningsklynge skal have samme regnskabsår. Da man løbende har behov for at afstemme balance mellem styringsregnskab og klientregnskab, skal alle regnskaber lukkes i samme proces.
Nulstil parvis. Først klient/administrationsregnskab – så det pågældende regnskab i Styringsregnskabet. Sådan fortsætter processen parvis.

4. Indledende forberedelser

Følgende gennemgang bør som led i regnskabsafslutningsprocessen. Nedenfor anførte handlinger udføres kun første år regnskabet skal afsluttet, så er de opsætningen på plads til efterfølgende år.

4.a. Klientregnskaber

Bemærk punktet relaterer sig kun til selve klientregnskabet! (ikke til styrings- eller administrationsregnskabet)

Klientregnskaber må ikke have tvungen dimension på ”Regnskabsdimensionen”, idet denne under overførslen erstattes af oprindelsesdimensionen.
Måtte der i klientregnskabet være påsat tvungen dimension for regnskab skal denne fjernes. Dette kan gøres let ved, f.eks.:

Måtte der i klientregnskabet være påsat tvungen dimension for regnskab skal denne fjernes. Dette kan gøres let ved, f.eks.:

at finde en konto med tvungen dimension,
fjerne filteret på kontonummeret – alle dimensioner fremkommer nu
Afgrænse på dimensionen ’Regnskab’
Markere alle dimensioner ”Regnskab” og tryk slet
Tilføj OPRINDELSE på finanskonti

4.b Administrationsregnskabet (hvis tilstede i forretningsklyngen)

Bemærk punktet relaterer sig kun til selve administrationsregnskabet! (ikke til styrings- eller klientregnskaber)

Lige som under klientregnskabet bør tvungen dimension på ’REGNSKAB’ fjernes på alle finanskonti fjernes i administrationsregnskabet.
Der bør sikres at der er på alle finanskonti er påsat tvungen dimension ”OPRINDELSE”. Årsagen hertil er at poster til et administrationsregnskab kan fødes fra flere styringsregnskaber.
Rapporten ”Sammenligning af Administrationskonti” bruger oprindelsesdimensionen til at styre hvilke poster der kommer fra styringsregnskabet. Mangler dimensionen ”OPRINDELSE” på posterne, vil afstemningsrapporten ikke udvise korrekt resultat.
Da posterne automatisk overføres med dimensionen ”OPRINDELSE”, vil det ofte ikke afføde en fejl at undlade dette.
Dog vil posteringerne dannet under regnskabsafslutningen der overføres til balancekontoen under egenkapital ”Overført fra tidligere år” ikke få påsat en sådan dimension. Derfor er den tvunge dimensionsværdi for ”OPRINDELSE” specielt vigtig i administrationsregnskabet.

Nedestående skal udføres i alle regnskaber i forretningsklyngen, dvs. isåvel styrings,-klient-/administrationsregnskaber.

4.c. Sæt tilladt bogføringsdato

I finansopsætningen skal bogføringsintervallet i såvel styrings,-klient-/administrationsregnskaber være åben for det regnskabsår der ønskes afsluttet.
Gennemgå evt. opsætninger og ret intervallet.

4.d. Definer nummerserie til årsafslutningen

Nummerserien oprettes på vanlig vis. Det er eksempel værdier der er angivet. Find nummerserien.

Lav en ny ved at trykke på ny.

Definer nummerering ved at trykke på “linjer”.

Angiv et nummer, eksempelvis “AFSL000”:

Husl at angive det er en standardnummerserie + manuelnummerering er tilladt.

4.e. Opret en finanskladde til årsafslutning

Det er hensigtsmæssigt at benytte en til formålet oprettet finanskladde for at få optimal kildesporing af transaktionerne. Dette udføres som øvrige selskaber i alle forretningsklyngens regnskaber (styring, admin og klient).

Find finanskladder.

Markeringen omgå ”forretningsstyring” bevirker at posterne i denne kladde IKKE flyttes til klientregnskabet, men alene befinder sig i styringsregnskabet. Dette er ønskeligt da posterne i forbindelse med årsafslutningen føres i klientregnskaberne. Bemærk det også er hensigtsmæssigt at definere en årsagskode her “AFSLUT”.

Krydset udstyrer den pågældende finanskladde med en række specielle egenskaber. Egenskaber som der er brug for i forbindelse med nulstilling af resultatopgørelsen som er en del af årsregnskabsafslutningen:
I klient-/administrationsregnskabet

At der kan bogføres i klient- / administrationsregnskabet direkte. Årsregnskabsafslutningen er det eneste tidspunkt dette ideelt set bør ske.
At reglen i Forretningsbogføringstype på finanskontoen ignoreres.

I Styringsregnskabet.

At reglen i Forretningsbogføringstypen ignoreres.
At posterne ikke fragtes videre fra styringsregnskabet til klientregnskaberne. Da de har deres egen regnskabsafslutningsproces.

5. Afstemninger før nulstilling

Grundigt afstemningsarbejde sikrer at der ikke er tilbageløb i processen efterfølgende. Det anbefales at afsætte fornøden tid til afstemninger og sikre det bogførte svarer til aflagte årsregnskaber.

5.1. Bogfør alle posteringer i styringsregnskabet vedrørende regnskabsåret.

Dette omfatter alle klientregnskaber, og revisors efterposteringer, der måtte være kommet i forbindelse med revisordelen af årsregnskabsafslutningen.

5.2. Bogfør alle posteringer i styringsregnskabet vedrørende regnskabsåret.

Opret revisors efterposteringer på vanligvis i styringsregnskabet., Brug finansoverførselsjournalen til opgaven og bogfør poster på vanlig vis i klient- & administrationsregnskaberne.

Nu ligger alle efterposteringer, således også bogført i klient- & administrationsregnskabet!

5.3.Afstem balancer for regnskabsperioden, der skal lukkes for eksternt regnskab.

Balancerne skal passe og det er vigtigt!

Fra styringsregnskabet køres afstemningsrapporterne for regnskabsperioden der skal lukkes for respektive klient- & administrationsregnskaber. Periode angives til det regnskabsår som skal lukkes.