13.1.8. Afregningsmeddelelser

Definition

En afregningsmeddelelse, er mail til lejerne indeholdende afregningen. Mailen kan indeholde et link til et eksternt regnskab i form af en pdf. fil placeret på et Sharepoint Site.

Indhold af afregningsmeddelelser.

Udformningen af en afregningsmeddelelse kan brugeren selv præge, idet der benyttes skabeloner til at fastlægge indholdet.

Skabelonkoden oprettes her:

• Afdelinger —> Ejendomsadministration —> Forbrugsregnskaber —> Forbrugsmeddelelsesskabelonliste
• Klikke på ny. Angiv herefter hoved og linjer. De forskellige parametres betydning er defineret i selve skabelonbilledet.
  

Når en skabelonskode engang er oprettet. Vælges denne ved at gøre følgende:

• Afdelinger —> Ejendomsadministration —> Forbrugsregnskaber —> Forbrugsanlæg
• Vælg “Forbrugstyper”. På listebilledet der fremkommer skal der angives: 1) Opgørelser sendes pr. mail og 2) angives kode i feltet “Skabelon til opgørelsesmeddelelser.
  

Hvordan afregningsmeddelelser dannes.

Afregningsmeddelelser oprettes inde fra forbrugsregnskabet. Dui kan se processen her:

Tjeklister

Du har mulighed for at få afsendelse af afregningsmeddelelsernes afsendelse registreret på det relevante trin på den til ejendommen tilknyttede tjekliste, der håndterer forbrugsregnskabet. Det kan se ved:

• Handlingsparametre er angivet i tjeklisteskabelonens relevante trin, der anvendes til at forbrugsejendommens fremsendelse. Tjeklisteskabelonens anvendelse skal være “Ejendom”.
• Handlingsparametre er angivet i forbrugstypen tilknyttet det konkrete forbrugsanlæg.
• Funktionaliteten er aktiveret via forbrugsopsætningen

Handlingsparametrene er valgfri og er tekst. Denne kunne værehenholdsvis “acAfregningVarme” eller “acAfregningVand”. Funktionaliteten opdaterer igangværende tjeklister, så tjeklister fra tidligere år antages afsluttet. Er dette ikke sket vil trin i disse også blive markeret som “Fuldført”. Sørg derfor med at sikre dig at tjeklisterne er afsluttede. Normalt vil dette ikke være et problem, da forbrugsafregninger fra tidligere år, er afviklet.