4.3. Migrering

Processen

Først kigges ydelsessæt kigges igennem og justeres.

*Det anbefales at ydelsessættet testes inden processen pågår, da rettelsesarbejdet her er meget tidskrævende. Test bør pågå i et testmiljø.

Den her foreslåede proces, er semi-automatiseret.

1. Først oprettes klienten. Det sker manuelt.,
2. Dernæst oprettes ejendommen. Husk at påsætte klientkoden på ejendomskortet. Det sker manuelt. Ejendommen skal aktiveres.
3. Dernæst indlæses grunddata lejemålsstamdata via rapid startpakke. Lejemålsnummer, adresser. Lejemålstypen rummer muligheden for at angive et ydelsessæt. Dette ydelsessættet på lejemålstypen bør ikke være udfyldt i indlæsningsfasen.
4. Dernæst indlæses attributter tilknyttet lejemål, der skal bogføres via kladder ved brug af rapidstart bakke. Disse bør ramme attributkladden. BBR-arealer, netto-arealer osv. Kladden bogføres.
5. Dernæst indlæses attributter tilknyttet lejemål, der skal skal angives på lejerkortet via rapidstart bakke.
6. Angiv en aftalekode® på ejendommen, hvis den eller disse ikke er tilstede (Manuelt)
7. Indlæses aftaledata
8. Lejemålene der skal oprettes gennemgås og ydelsessættet angives ved at angive ydelsessætkoden på lejemålet. Når ydelsessætkoden angives på lejemålet vil ydelseslinjer og reguleringslinjer blive dannet.
9. Medens man stadig er på lejemålskortet forsynes ydelseslinjer og reguleringslinjer med startdatoer
10. Import af beløb sker via en meget reduceret rapidstart af ydelseslinjernes beløb. Der laves en rapidstart pakke for tabellen 6207430. Følgende felter medtages: ID(1), Owner Table No.(2), Charge Type No.(5), Amount per Collection (11).
11. Der eksportes et regneark fra rapidstart pakken. Kunne relevante lejemål – altså de nyoprettede må være i regnearket. Øvrige linjer slettes, Regnearkets tomme 0’værdier for Amount pr. Collection gives terminsbeløbet.
12. Regnearket importeres og data anvendes.
13. Lejemål kigges igennem og aktiveres efter gennemsynet.
14. Lejere importeres via rapidstart.

!Ydelsessæt på lejemålstypen bør ikke være udfyldt i indlæsningsfasen af lejemålets grunddata.

!For at undgå at overskrive eksisterende data. For ikke at danne forkerte data. Anbefales stærkt at processen først gennemføres i et testmiljø.

!Lav et testmiljø. Prøv at lave en opkrævning. Tjek på de dannede bilag at dimensioner er korrekte. Se også på beløb, at disse er bogført som forventet.

Datoer på ydelseslinjer og reguleringslinjer

Ibrugtages et lejemål i midten af en måned og er dette første opkrævningsperiode, bedes følgende udført: Lejemålets ibrugtagningsdato angives som den 15. i måneden. Systemet vil for den første rate kalkulere den hele rate, og dette er forkert, da første måned jo kun er 1/2 månedsleje. For at få beløb korrekte bør der til ydelseslinjen angives 2 beløb, der kalkulerer raterne korrekt. Et beløb der starter den 15. med 1/2 rate af de løbende ydelser. Pr. 1. næstfølgende måned det hele beløb.

Rapid start pakker

Data indlæses per tabe – se dog aftaler der er 2.

Klient, Ejendom er oprettede.

Step 1. Pakke for lejemål

Step 2. Pakke for attributter der skal bogføres via en kladde

Step 3. Pakke for attributter der indgives på kortet

Step 4. Brugere indgiver Ydelsessæt på lejemål
Det er hensigtsmæssigt at indgive lejemålets ibrugtagningsdato på lejemålskortet, inden ydelsessættet anføres, da startdatoen her vil blive trukket over på de enkelte ydelseslinjer.
Startdato for regulering indgives på reguleringslinjerne.
Beløb per termin (og år udviser på dette tidspunkt 0,00)
Ved at indtaste ydelsessæt id’et på lejemålet dannes både ydelseslinjer og reguleringslinjer.
Nu trækkes linjerne ud i en rapidstart pakke og kan forsynes med beløb pr. termin – se efterfølgende skridt.

Step 5. Ydelseslinje (simpel) – (lejesatser)

Step 6. Aftaler – i samme pakke

(del 6,1, relation mod aftalen på ejendommen)

(del 6.2. aftaledata)