Injection automatique des compteurs de téléchargements et d’impressions dans les fichiers PDF & piste d’audit

Une nouvelle fonctionnalité a été introduite afin de suivre le nombre de fois qu’un document a été téléchargé et/ou imprimé dans les fichiers PDF ainsi que dans la piste d’audit des documents.

Dans les fichiers PDF, les compteurs de téléchargement et d’impression seront automatiquement injectés en bas à gauche de la première page, mais uniquement lorsque la copie téléchargée ou imprimée est un fichier PDF.

Fonctionnement

Pour activer l’injection des compteurs de téléchargements et d’impressions dans les fichiers PDF, le paramètre système ENABLE_COPY_COUNTS_INJECTION doit être défini sur true.

Compteurs de téléchargements

Concernant les téléchargements, cette fonctionnalité comptabilise les instances où le fichier d’un objet documentaire est téléchargé. Cela inclut les téléchargements depuis la fenêtre d’aperçu, la vue Liste et les téléchargements en masse. Cependant, la génération de SOP est exclue: la création d’un SOP n’est pas considérée comme un téléchargement.

De plus, seuls les téléchargements de la version publiée du document sont comptabilisés. Les téléchargements de versions brouillon ne sont pas inclus dans le compteur.

Compteurs d’impressions

Concernant les impressions, la fonctionnalité enregistre les instances où un document est imprimé. Plus précisément, l’impression est comptabilisée lorsqu’un document est imprimé depuis la fenêtre d’aperçu, mais uniquement si le paramètre système DOCUMENT_CONTROLLED_COPIES est défini sur true et que l’utilisateur imprime la version publiée du document.

Les impressions de versions brouillon ne sont pas incluses dans le compteur. De plus, l’impression depuis la page Détails n’est pas suivie.

Règles

• Si ENABLE_COPY_COUNTS_INJECTION est activé, le compteur injecté apparaîtra en bas à gauche de la première page, mais uniquement pour les fichiers PDF.
• Si CONVERT_WORD_TO_PDF_IN_PUBLISHED est activé, le compteur sera toujours injecté dans les fichiers, puisque tous les fichiers seront automatiquement convertis en PDF en mode publié.

Le tableau suivant illustre les cas d’injection du compteur :

*Astuce : Pour un suivi cohérent, il est recommandé d’activer à la fois ENABLE_COPY_COUNTS_INJECTION et CONVERT_WORD_TO_PDF_IN_PUBLISHED. Cela garantit que tous les fichiers sont automatiquement convertis en PDF avant d’être téléchargés ou imprimés, permettant ainsi l’injection des compteurs dans l’ensemble des fichiers PDF et Office stockés dans EPC.