2.4. SKP-BASIS: Transport, binnenhalen en verwerken van documenten

Transport van documenten

Documenten vanuit een 2e of 3e Omgeving worden op basis van het reeds bestaande en het veel gebruikte GRS-protocol (een Postbussystematiek) aangeboden aan de 1e Omgeving. De aanbieder van een SKP-BASIS koppeling kan kiezen uit twee scenario’s:

1. De aanbieder kan zelf op basis van het GRS-protocol een postbusomgeving inrichten. In dat geval moeten ook zelf alle aansluitingen (bij o.a. assurantiesoftware en CRM-software) op deze postbus geregeld worden.
2. De aanbieder van een SKP-BASIS koppeling kan ook gebruik maken van de algemene nu beschikbare postbusdiensten zoals TIME en ANVA.
   

Scenario’s voor het ophalen van documenten

De wijze waarop documenten binnen de assurantiesoftware op basis van het GRS-protocol worden binnengehaald hangt af van de implementatie binnen de betreffende assurantiesoftware en eventueel de instelbare voorkeuren van de gebruiker. Voorbeelden van mogelijke scenario’s:

• Via een ‘knop’ voor het ophalen van documenten uit de postbus.
• Via een gebruikersinstelling waardoor op vaste tijdstippen de documenten automatisch worden binnengehaald. Het automatisch binnenhalen van documenten kan zijn als dagelijks, twee maal daags of bijvoorbeeld iedere vijf minuten.
  

Scenario’s voor het verwerken van opgehaalde documenten

Ook bij het verwerken van de documenten geldt dat de wijze waarop dit gebeurt afhankelijk is van de implementatie binnen de betreffende assurantiesoftware en eventueel de instelbare voorkeuren van de gebruiker. Bijvoorbeeld:

• Via een ‘inbox’ van waaruit de documenten handmatig aan de betreffende klantdossiers gekoppeld worden.
• Via een (automatische) workflow binnen de assurantiesoftware, die op basis van metadata (kenmerken uit het XML-bericht waarin het PDF-document is verzonden) de documenten routeert. Voorbeelden zijn:
  • Het toevoegen aan een klantdossiers voor archivering (kopie vergelijking).
  • Op basis van de metadata aanmaken van signaleringen en taken (al dan niet toegewezen aan een gebruiker) zoals het toevoegen aan een werklijsten voor de controle van een kopie polis.
  • Documenten die niet automatisch kunnen worden verwerkt toevoegen aan een ‘inbox’ voor handmatige verwerking.