Una delle funzionalità più apprezzate in miogest è la gestione delle telefonate e l’abbinamento di queste da ogni sezione del nostro gestionale.
Puoi raggiungere la sezione dedicata alle telefonate cliccando sull’icona dedicata al menù delle sezioni ovvero “nove quadratini”.
Il risultato che ti viene proposto è la tabella che trovi qui sotto.
Come per tutte le tabelle di miogest puoi eseguire ricerche attraverso il pannello che trovi alla tua sinistra. Puoi visualizzare i record in formato tabellare cliccando sull’icona “punto elenco” oppure in formato box cliccando sull’icona “nove quadratini” che trovi in alto alla tua destra della sezione telefonate.
A fianco ad ad ogni riga di ogni telefonata, oppure all’interno del singolo box (se sei in questo formato di visualizzazione) trovi due relative al menù contestuale del dato, qui sotto il dettagli.
Cliccando sull’icona “tre righette orizzontali” puoi:
- Apri scheda - per aprire la scheda in modalità visualizzazione.
- Modifica - apre la scheda della telefonata in modalità modifica.
- Log - Elenco di tutte le modifiche fatte alla telefonata dagli utenti.
- Storico Campi Valore - Elenco di tutte le ultime modifiche effettuate per ogni campo che compone la scheda, con specificato nome utente, data e ora e indirizzo ip di chi ha effettuato l’ultima modifica e come era precedentemente compilato il campo di riferimento.
Qualora ad una telefonata sia abbinato un cliente, cliccando sull’icona “tre puntini verticali” puoi:
- Annotazione - crea un’annotazione partendo dal cliente della telefonata (visibile a tutti gli utenti del gestionale).
- Appuntamento - crea un appuntamento partendo dal cliente della telefonata.
- Promemoria - abbina un promemoria al cliente della telefonata.
- Richiesta - crea una richiesta partendo dal cliente della telefonata.
- Annotazione Privata-crea un’annotazione partendo dal cliente della telefonata visibile solo all’utente che l’ha creata (impostazione attivabile dalla scheda agente).
Nell’immagine qui sopra trovi come è composta una scheda di inserimento / modifica relativa ad una telefonata. La scheda è suddivisa in paragrafi per i quali ti illustriamo le singole funzionalità qui sotto.
Agenti.
In questo paragrafo specifichi a quale funzionario è abbinata la telefonata (puoi essere tu e altri o semplicemente alcuni membri del tuo gruppo lavorativo)
Informazioni principali.
- Azione - l’azione legata alla telefonata, “Da fare”, “Da ricevere”, “Effettuata”, “Ricevuta”, “Non fatto”, “Persa”.
- Tipologia - il canale di comunicazione, “Telefono”, “Email”, “Sms”, “Posta”, “Web”, “Verbale”.
- Data ed ora - le specifiche temporali della telefonata.
- Tematica - di cosa devi parlare durante la telefonata.
- Numero/Mail - il recapito al quale far riferimento.
Stato ed autorizzazioni.
Lo stato della telefonata scelto tra: “Sospeso”, “Attivo”, “Chiusa”, “Non risposto”. In questo paragrafo puoi anche specificare a quale ufficio abbinare la comunicazione, qualora tu abbia acquistato la versione multi ufficio di miogest. Per finire, lo stato pubblico / privato della telefonata che ti consente di escluderla alla visione degli altri componenti del tuo team.
Media che ha generato la telefonata.
A livello statistico puoi specificare quale canale pubblicitario (media) e in quale data ha generato il contatto per la telefonata. Fai riferimento alla sezione “media” di questa guida per creare tutti i canali pubblicitari che vuoi.
Descrizione.
Campo testuale per annotazioni libere sulla telefonata fatta / da fare.
Note Private.
Ulteriore campo testuale per andare a specificare dettagli che devono rimanere riservati.
Etichette.
Come per la maggior parte delle sezioni, anche nella scheda di inserimento puoi aggiungere un’etichetta da te creata. Fai riferimento alla sezione “etichette” di questa guida per creare tutte le etichette che vuoi.
Cliente.
Qui hai la possibilità di abbinare un cliente nuovo / pre salvato all’interno della scheda relativa alla telefonata. Dopo aver abbinato il cliente, nel box con i dettagli dello stesso troverai: l’icona “tre righette orizzontali” per aprire la scheda dello stesso, modificarla, (log) vedere chi del tuo team lavorativo chi ha modificato il record, vedere le correlazioni abbinate al cliente. Con l’icona “tre puntini verticali” puoi invece decidere se disabbinare l’anagrafica dalla telefonata. (Senza, ovviamente, eliminare la scheda del cliente).
Oggetto.
Alla telefonata puoi abbinare un cantiere, un annuncio, un censimento tra quelli precedentemente inseriti in miogest. A fianco all’oggetto hai l’icona “tre righette orizzontali” per aprire la scheda dello stesso o modificarla. Con l’icona “tre puntini verticali” puoi invece decidere se disabbinare l’oggetto. (Senza, ovviamente, eliminare la scheda dello stesso).
In fase di inserimento / modifica di una telefonata, in alto alla tua destra, trovi l’icona “tre righette orizzontali” che ti consente di:
- passare alla modalità visione della scheda.
- visionare i log, ovvero le modifiche eseguite da tutti gli utenti del tuo gruppo di lavoro, sulla scheda della telefonata.
- Storico Campi Valore, elenco di tutte le ultime modifiche effettuate per ogni campo che compone la scheda, con specificato nome utente, data e ora e indirizzo ip di chi ha effettuato l’ultima modifica e come era precedentemente compilato il campo di riferimento
Sempre in fase di inserimento / modifica di una telefonata, in alto alla tua destra, trovi l’icona “tre puntini verticali” che ti consente di:
- creare una nuova annotazione per la telefonata (visibile a tutti gli utenti del gestionale).
- creare un appuntamento partendo dal cliente abbinato alla telefonata.
- creare un promemoria partendo dal cliente abbinato alla telefonata.
- creare una richiesta partendo dal cliente abbinato alla telefonata.
- creare un’annotazione per la telefonata visibile solo all’utente che l’ha creata (impostazione attivabile dalla scheda agente).
- creare una copia della scheda relativa alla telefonata.
- creare una copia “da fare” domani, tra 1 settimana, tra un mese
- se hai le autorizzazioni, eliminare la telefonata.
Dalla scheda visualizzazione della telefonata, in alto alla tua destra, trovi sempre l’icona “tre puntini verticali” che ti consente di:
- creare una nuova annotazione per la telefonata (visibile a tutti gli utenti del gestionale).
- creare un appuntamento partendo dal cliente abbinato alla telefonata.
- creare un promemoria partendo dal cliente abbinato alla telefonata.
- creare una richiesta partendo dal cliente abbinato alla telefonata.
- creare un’annotazione per la telefonata visibile solo all’utente che l’ha creata (impostazione attivabile dalla scheda agente).
Qui sopra l’immagine, ti illustra come si presenta una scheda telefonata in modalità visualizzazione.