12.5.1.3.4 Injection automatique d’en-tête, pied de page, page de garde et métadonnées dans les documents

EPC vous permet d’insérer automatiquement des en-têtes, pieds de page et pages de garde personnalisés avec des métadonnées dynamiques (propriétés personnalisées) dans n’importe quel document créé dans le système. Cela garantit une cohérence de la charte graphique et des informations toujours à jour, sans avoir besoin d’éditer manuellement.

Qu’est-ce que les propriétés personnalisées ?

Les propriétés personnalisées sont des métadonnées provenant d’EPC. Elles représentent des informations stockées par EPC à propos de vos documents, comme le statut d’approbation, la version, l’identifiant, ou des attributs définis par l’utilisateur (UDA). Ces propriétés peuvent être injectées directement dans vos documents pour afficher automatiquement les informations les plus récentes.

Où peuvent-elles être injectées ?

Vous pouvez insérer automatiquement à la fois des éléments de branding et des métadonnées dans :

• En-tête
• Pied de page
• Page de garde
  

Cela rend vos documents professionnels, standardisés et toujours exacts.

Que peut-on injecter ?

Exemples de métadonnées pouvant être injectées :

• Identifiants : referenceNumber, systemSerialNumber, nodeId
• Informations sur le cycle d’approbation : approvalStatus, approvedBy, comment
• Dates : creationDate, lastReviewedDate, modificationDate
• Personnes : lastReviewedBy, modifiedBy
• Général : name, status, version
• UDAs : injectés sous la forme uda_[NomDeVotreUda] (ex. uda_date)

Toutes ces données se mettent à jour dynamiquement à chaque sauvegarde, approbation ou publication dans EPC.

Guide étape par étape

!Ces étapes ne peuvent être réalisées que dans Microsoft Word et ne s’appliquent pas à l’environnement web.

1. Créez votre modèle

• Ouvrez Microsoft Word et construisez votre modèle.
• Vous pouvez inclure un en-tête, pied de page , et/ou une page de garde
• Dans ces zones, vous pouvez insérer des propriétés personnalisées.

Comment ajouter les UDAs comme propriétés personnalisées

1. Allez dans Fichier → Info → Propriétés → Propriétés avancées

2. Ouvrez l’onglet Personnalisé.
3. Dans la zone Nom, tapez uda_[NomDeVotreUda] (ex. uda_date).
4. Dans la zone Valeur, saisissez un espace. C’est obligatoire, la valeur exacte n’a pas d’importance.
5. Cliquez sur Ajouter → OK.

Comment insérer les propriétés dans le document

1. Placez le curseur à l’endroit où vous voulez que la propriété apparaisse (corps, en-tête, pied de page ou page de garde).
2. Allez dans Insertion → Quick Parts → Champ.
3. Dans Catégories, choisissez Informations sur le document.
4. Dans Noms de champ, sélectionnez DocProperty.
5. Dans Propriétés du champ, choisissez votre propriété personnalisée.
6. Cliquez sur OK.

2. Téléversez et publiez le modèle dans EPC

1. Téléversez votre modèle Word finalisé dans EPC en sélectionnant Type de document = Gabarit.
2. Choisissez le(s) module(s) auquel le modèle s’applique.
3. Publiez le modèle.

3. Configurez les paramètres avancés dans EPC

*Pour modifier les paramètres système avancés, vous devez être Administrateur système.

Dans les Paramètres avancés :

• DOCUMENT_INJECT_HEADERS_FOOTERS : entrez le UID de votre modèle publié.
• DOCUMENT_INJECT_CUSTOM_PROPERTIES : mettez à true si vous avez ajouté des propriétés dynamiques.
• DOCUMENT_INJECT_COVER_PAGE : mettez à true si vous souhaitez qu’EPC remplace la première page par la page de garde du modèle.
  

4. Créez un nouveau document

Lorsque vous créez ou prévisualisez un nouveau document EPC :

• L’en-tête, le pied de page et la page de garde de votre modèle sont ajoutés automatiquement.
• Les propriétés personnalisées (métadonnées) se mettent à jour dynamiquement lorsque vous téléversez, approuvez, publiez ou révisez les documents.