7.1.6 Conformité des signatures

Une signature est nécessaire pour authentifier les approbations des processus importants et d’autres changements dans la documentation de l’entreprise, et pour lier les personnes qui signent l’objet au cycle d’approbation.

Flux de travail général

1. Un éditeur coche la case « Signature Required » dans la fenêtre Open Assign Objects Approval.
2. Un éditeur assigne les approbateurs et envoie l’objet pour approbation.
3. Les approbateurs reçoivent une notification dans l’application et par courriel.
4. Les approbateurs naviguent jusqu’à l’objet et voient l’option pour prévisualiser le document.
5. Les utilisateurs cliquent sur le bouton approuvé (en supposant qu’ils approuvent).
6. Une fenêtre d’authentification s’affiche, y compris la signature de l’approbateur.
7. Chaque fois qu’un utilisateur approuve l’objet, la signature est ajoutée au document.
8. Une fois l’objet publié, un vérificateur peut accéder à l’historique des versions de l’objet et télécharger/prévisualiser le document avec toutes les signatures.

* L’option pour afficher le document est disponible en trois endroits : Boîte d’approbation en attente, Boîte d’approbation pendant le statut approuvé, et Boîte d’approbation dans l’historique des versions après la publication de l’objet.