11.7. Aperçu des preuves

Une fois le calendrier d’audit confirmé, le principal collecteur de preuves recevra une notification dans ses Tâches en attente l’informant qu’il a des preuves à superviser.

!La tâche Aperçu des preuves est émise simultanément avec la tâche Exécuter l’audit. Il est important de noter, cependant, que cette tâche est créée spécifiquement pour les audits auxquels sont liées des preuves. Si un audit n’est associé à aucun test ou exigence (avec les preuves correspondantes), la tâche n’est pas générée.

En cliquant sur le sujet dans Tâches en attente, le principal collecteur de preuves sera dirigé vers le formulaire Aperçu des preuves. Ce formulaire sert de plateforme centralisée, offrant une vue complète de l’état et de la progression de toutes les preuves liées à l’audit. Il permet un suivi et un contrôle efficaces des preuves collectées.

1. Visualiser ( ): Ce bouton permet aux utilisateurs de visualiser un élément de preuve.
   • Si cette option est sélectionnée, le formulaire Réviser les preuves recueillies s’affichera, qui présente toutes les données pertinentes pour les preuves. Cela inclut tous les échantillons collectés et/ou les commentaires d’examen.
     • En mode visualisation, les utilisateurs ne peuvent apporter aucune modification. Ils peuvent cependant accéder à tous les liens fournis et télécharger tous les fichiers joints.

*Pour accéder aux options supplémentaires ou effectuer des actions liées aux grilles ci-dessus, veuillez utiliser le menu kebab correspondant ( ) situé dans le coin supérieur droit.

Composantes et considérations clés de la tâche

1. Suivi du statut
   
   

Cette tâche, utilisant une grille, fournit cinq indicateurs d’état pour guider le processus de gestion des preuves.

Indicateurs d’état

• Prévu: Ce statut indique que la date de début d’un tour de collecte de preuves n’a pas encore été atteinte.
• En cours: Ce statut indique que la date actuelle se situe entre les dates de début et de fin d’un tour de collecte de preuves et que les preuves n’ont pas encore été soumises.
• En retard: Ce statut indique que les preuves n’ont pas été soumises à la date de fin d’un tour de collecte de preuves.
• En cours de révision: Ce statut indique que les preuves ont été soumises et sont en attente d’examen.
• Approuvé: Ce statut indique que les preuves ont été examinées et approuvées.

2. Mesures supplémentaires
   
   

Dans la grille, les utilisateurs peuvent accéder à des informations supplémentaires pour chaque élément de preuve, y compris le nombre de rejets, qui indique le nombre de fois qu’un élément de preuve a été rejeté, et le nombre d’échantillons, qui indique le nombre actuel d’échantillons collectés pour la preuve.

**Ces valeurs sont mises à jour en temps réel, reflétant les dernières modifications apportées aux preuves.

3. Achèvement de la tâche et rapport d’avancement final
   
   

Une fois la tâche Aperçu des preuves fermée et marquée comme terminée, elle est déplacée du dossier Tâches en attente vers le dossier Tâches terminées. À partir de là, le principal collecteur de preuves peut se référer à la tâche pour afficher le statut final et le rapport d’avancement des preuves.

• La tâche Aperçu des preuves est fermée et marquée comme terminée si l’une des conditions suivantes est remplie :
  
  
  1. Tous les éléments de preuve pour l’audit ont été examinés et approuvés par le principal collecteur de preuves.
     
     
  2. L’auditeur principal a approuvé l’audit en finalisant la tâche Examiner et approuver les résultats de l’audit.

!!Veuillez noter que les utilisateurs ne peuvent apporter aucune modification dans ce formulaire ; il est conçu uniquement à des fins de surveillance.